Waarom traditionele CRM-systemen tekortschieten voor evenementenlocaties (en wat wél werkt)
Je bent volop bezig met je evenementenplanning, maar soms voelt het alsof je brandjes aan het blussen bent in plaats van echt grip hebt op je planning. Aanvragen die tegelijk binnenkomen, last-minute wijzigingen en een inbox die zijn eigen leven leidt… en dan gebruik je ook nog eens een CRM-systeem dat is gemaakt voor sales en klantbeheer; niet voor evenementen. Het gevolg? Informatie raakt versnipperd, taken belanden op losse lijstjes en belangrijke details raken zoek in je inbox. Tijd voor een CRM dat wél werkt voor evenementenlocaties.
Voor veel locaties is het een logische keuze: een CRM om aanvragen en klantgegevens bij te houden. Maar als je midden in de hectiek van een evenementenlocatie werkt, merk je al snel dat zo’n systeem niet alles aan kan. Het is te rechtlijnig, te beperkt en niet ingericht op hoe jij en je team echt werken. Een evenementenlocatie denkt niet in klanten, maar in aanvragen, boekingen, draaiboeken, praktische details, terugkerende gasten en specifieke wensen. Een jubileum op vrijdag, een congres op zaterdag, een bruiloft op zondag — allemaal met eigen afspraken, ruimtes, draaiboeken en contactpersonen. En juist die verschillende lagen maken het werken met een standaard CRM lastig. Je moet constant schakelen tussen documenten, e-mails, agenda’s en losse takenlijstjes — en dat kost tijd.
Wat voor CRM werkt dan wél voor evenementen?
Je hebt een systeem nodig dat zich aanpast aan jouw locatie, in plaats van andersom. MICE Operations is ontwikkeld voor locaties die draaien op evenementen. MICE houdt niet alleen je klantgegevens bij, maar álles wat je nodig hebt om van aanvraag tot factuur overzicht te houden.
Met MICE koppel je al je informatie aan een specifiek evenement. Je hebt overzicht over taken, team planning en je documentatie en kunt snel schakelen tussen aanvragen, offertes, draaiboeken en facturen. En het mooie? Je team weet precies wie wat doet — zonder eindeloze cc-mails, gedeelde Excel-bestanden of aparte to-do-lijstjes.
MICE denkt zoals de eventplanner denkt
MICE Operations is er voor evenementenlocaties waar dingen snel moeten gebeuren maar wél goed geregeld moeten zijn. Voor locaties met groepsreserveringen, complexe draaiboeken, terugkerende gasten en een team dat samenwerkt als één geheel. Je werkt vanuit één systeem dat gemaakt is voor alles wat op jouw locatie speelt. En misschien nog belangrijker: MICE maakt het organiseren van evenementen minder chaotisch en een stuk duidelijker voor iedereen die er onderdeel van is. Want als het achter de schermen klopt, merken je gasten dat ook.
