Outdoor vergaderen bij Crowne Plaza

'Frisse lucht, zonlicht en rustgevend groen doen immers wonderen voor de creativiteit en motivatie van mensen', aldus Dr. Wilbert van Vree, directeur Vergaderkundig Bureau Van Vree.

Hotelketen Crowne Plaza zet in op deze opkomende trend van outdoor vergaderen. De hotelketen ontwikkelde speciale outdoor meetingfaciliteiten, rekening houdend met de kwaliteits- en comfortwensen van haar zakelijke klanten. Daarbij worden WiFi, meubilair, bureaumateriaal en presentatiemiddelen ook buiten aangeboden.

Omgeving bepaalt succes
Volgens Dr. Van Vree kunnen er in het vergaderproces vier aspecten onderscheiden worden: de inhoud, de werkwijze of procedure, de interactie of samenwerking tussen de aanwezigen en de fysieke omgeving. Tot voor kort ging alle aandacht uit naar de inhoud (het behalen van resultaten, zijn gelijk krijgen of een discussie winnen) en verdwenen de drie andere aspecten naar de achtergrond. Elk van de vier aspecten draagt echter bij tot het succes of falen van een vergadering.

Tegenwoordig wordt er steeds meer aandacht besteed aan de niet-inhoudelijke aspecten van het vergaderen en verschuift de focus naar de fysieke omgeving. Zo zijn er locaties waar op verzoek naast de zaal en het meubilair ook de lichtkleur, eventuele muziek en zelfs de geur op het doel van de bijeenkomst afgestemd kan worden.

Vergaderexpert Dr. Wilbert van Vree bevestigt: 'Er is een hoopvolle evolutie: steeds meer worden de belangrijkste eisen aan vergaderingen geformuleerd in termen van doelmatigheid en inspiratie, waarbij de omgangs- en vergadervormen losser, informeler en flexibeler zijn geworden. We kunnen spreken van een volgende stap in de algemene trend van informalisering: vergaderingen worden opnieuw momenten van samenzijn, zoals dit initieel bedoeld was.'