Nico Meyer strijdt tegen verspilling van tijd en geld

Nico Meyer is een expert als het gaat om het vergroten en monitoren van effectiviteit van evenementen. Zijn de doelstellingen helder en goed doorvertaald naar het event design, wie is de doelgroep, hebben de deelnemers hun doelen gehaald; het zijn slechts enkele vragen, waarmee de ondernemer uit Nieuwegein dagelijks in de weer is. Met zijn expertise is hij een gewaardeerd jurylid van de Gouden Giraffe-verkiezing.

Schouderklopje

Het organiseren van een event is vak. "Zeker voor de pandemie werd dit nogal eens onderschat of er werd überhaupt niet bij stilgestaan. Er werd iets georganiseerd, omdat het bedrijf dat al jaren zo gewend was. Na afloop kregen de deelnemers een evaluatieformulier voorgelegd. Dat schoven ze het liefst terzijde, maar omdat ze een goodiebag kregen bij inlevering werden toch gauw even wat vinkjes gezet. Hiermee kon de organisatie zichzelf weer een schouderklopje geven voor een geslaagd evenement. En weer door ... op naar het volgende event ... Deze persoonlijke ergernis heeft ertoe geleid dat ik al in 2007 MeetingMonitor gestart ben."  

“Tegenwoordig zijn bedrijven zich steeds meer bewust van de mogelijkheden van events. Ik merk dat een evenement een volwaardig onderdeel is geworden van de marketingmix. Met het organiseren gaat veel tijd en geld gepaard. Dan kun je er maar beter voor zorgen dat het effect heeft. Gelukkig zie ik steeds vaker dat bedrijven zich afvragen of een event wel het juiste middel is bij het behalen van de doelstelling”, aldus Meyer.

Als de keuze eenmaal op een event is gevallen, moet je je tegenwoordig realiseren, dat mensen niet zomaar meer in de auto of het vliegtuig stappen. Ze gaan eerst nog drie keer nadenken of dit inderdaad het event is waar ze moeten zijn. Dat heeft te maken met tijd, met kosten en tegenwoordig speelt duurzaamheid ook een steeds grotere rol.”

'Een live event kan beschouwd worden als een soort premium'

Een live event kan in sommige gevallen worden beschouwd als een soort ‘premium’. Meyer legt uit: “Een spreker volgen, dat kan prima online. Het kan toch van meerwaarde zijn om fysiek aanwezig te zijn, omdat je bijvoorbeeld tijdens de lunch met de spreker en een aantal experts in discussie kunt gaan.”

Oude gewoonten

Overigens verwacht Meyer dat we veel oude gewoonten toch weer oppakken als de crisis echt achter de rug is. “Dat zal nog even duren, maar we stappen straks toch wel weer in de auto om naar event te gaan. Vergis je niet, dat geeft ook een stukje status. Jij bent degene die namens het bedrijf daar naar toe mag. Dat zegt iets over jouw positie. Kijk ook maar eens naar vergaderingen. Vrijwel iedereen vindt dat dat wel wat minder kan. En toch vergaderen we nog steeds heel wat af. Mensen ontlenen daar een stukje identiteit en status aan. Dat neemt natuurlijk niet weg, dat we steeds bewuster gaan nadenken over wel of niet aanwezig zijn.”

Live of online aanwezig zijn, hangt mede af van de doelstelling. “Als het puur gaat om de kennis, dan is het prima om alleen online aanwezig te zijn. Is je doelstelling om je netwerk uit te breiden en contacten op te doen, dan is fysieke aanwezigheid een stuk effectiever. Die gesprekken en spontane ontmoetingen bij het koffiebuffet laten zich online nou eenmaal niet regisseren.”

Vertaalslag naar de praktijk

Een heikel punt voor Meyer is de effectiviteit van motiverende/inspirerende sprekers op een event. "Het is niet vanzelfsprekend dat deelnemers in staat zijn de vertaalslag naar de praktijk te maken. Wat heeft zo'n sessie dan voor zin? Terwijl je met een kleine aanpassing in je format - bijvoorbeeld door een onderlinge discussie of oefening - ze kan helpen om wel die vertaling te maken naar wat ze er concreet mee kunnen. Dat is toch de toegevoegde waarde waar het uiteindelijk om gaat?!" 

Een van de ontwikkelingen die Meyer ziet, is het spreiden van de momenten. “We hebben het steeds vaker over communities, over groepen die verspreid over een langere periode met elkaar in contact staan. Behalve het live moment zijn er meerdere online momenten. Die gave spreker heb je live gezien. Een week later kijk je online de hoogtepunten nog even online terug, alvorens met diezelfde spreker en een aantal experts in discussie te gaan. Dit soort hybride vormen gaan we vaker zien, temeer omdat dit ook nieuwe verdienmodellen met zich meebrengt. Het gaat namelijk niet alleen om dat congres of dat event. Je biedt het hele jaar door relevante content.”

'Evaluaties brengen niet zelden verrassende resultaten boven tafel' 

Een succesvol event begint met een goede voorbereiding. Daar legt Meyer het fundament. “Is het event het juiste middel? Is je doelstelling een zo groot mogelijk bereik? Dan zijn er misschien andere effectievere vormen. Gaat het je om persoonlijk contact, dan kan een live event het juiste middel zijn. Het is niet altijd voor de hand liggend. Je doelstelling met een evenement kan bijvoorbeeld ook zijn het vergaren van veel publiciteit. Een van de genomineerden van de Gouden Giraffe-verkiezing een aantal jaren terug was de overnachting van slechts één persoon in het Rijksmuseum. Een event voor slechts één persoon!  De doelstelling was om zoveel mogelijk publiciteit te halen. En dat is met artikelen en reportages in media over de hele wereld zeker geslaagd te noemen. Ik bedoel maar te zeggen: Zorg voor een heldere doelstelling.”

Op gevoel

Evaluaties zorgen niet zelden voor nieuwe inzichten. Meyer heeft daar diverse voorbeelden van. Organisaties werken vaak met aannames en op gevoel. “Met de evaluaties die wij uitvoeren komen nogal eens verrassende resultaten boven tafel. Zo is er een medisch verband dat verschillende specialisaties bij elkaar brengt, om samen over het vak te praten. Uit de evaluatie bleek dat de specialisten juist binnen de subgroepen dieper op hun specialisatie wilden ingaan. Zonder deze specifieke kennis zou het congres waarschijnlijk binnen een aantal jaren zijn doodgebloed.”