Madelon+Tuil+Provincie+Gelderland%3A+%27Evenementen+helpen+doelen+te+bereiken%27
Nieuws

Madelon Tuil Provincie Gelderland: 'Evenementen helpen doelen te bereiken'

EVENTMANAGER OPDRACHTGEVERS - Madelon Tuil is Evenementencoördinator op de afdeling Communicatie van de Provincie Gelderland. Voor Tuil en de provincie zijn evenementen vooral dé verbinding met de buitenwereld: 'En dat is van groot belang om beleid te kunnen maken.'

Madelon Tuil nam als evenementencoordinator bij de Provincie Gelderland deel aan de online trainingen van Effectivents, om zo meer te leren en kennis op te doen over online en hybride events. Nu deelt zij zelf haar kennis:

Wat is voor jou de kracht van evenementen?
'Een evenement helpt je je doelen te bereiken, mensen met elkaar te verbinden en met elkaar in gesprek te zijn. Beleving, interactie en de mogelijkheid om te netwerken dragen enorm bij om een evenement tot een succes te maken, steeds afhankelijk natuurlijk van het doel ervan. Dat is best een uitdaging iedere keer. Ook hoe je de inhoud omzet naar een aantrekkelijk en goed programma. Tegenwoordig hebben wij het als overheid niet meer alleen voor het zeggen en doe je veel in samenspraak met partners, bedrijven en inwoners van Gelderland. Een evenement kan hiervoor een heel goed middel zijn, het is een communicatiemiddel.'

Welke rol spelen/speelden events binnen jouw organisatie?
'Events speelden en spelen een steeds grotere rol bij ons, omdat ze juist de verbinding met de ‘buitenwereld’ tot stand brengen. En dat is van groot belang om beleid te kunnen maken. Hoewel het soms ook te veel van het goeie kan zijn. Meer en meer zag je bij ons in het provinciehuis van alles georganiseerd worden, maar daarbij had men geen zicht op wat je collega’s organiseren en bestond het risico dat je dezelfde doelgroep benaderd in dezelfde periode als je collega. Of dat er overlap in het programma is. Of dat er over een grens heen gegaan is, voor wat betreft het gebruik van ons monumentale gebouw, door bijvoorbeeld met een auto ons Binnenhof op te rijden. Dat wil je voorkomen, dat komt niet professioneel over en kan je imago schaden. Wij proberen nu met één coördinapunt en één overzicht van evenementen weer grip te krijgen op de te organiseren evenementen.'

Hoe hebben jullie de afgelopen maanden overbrugd?
'We zijn vrij snel op zoek gegaan naar wat wel mogelijk was, dat is een kwestie van durven en maakt het tegelijkertijd ook heel spannend. We hebben ons in de eerste periode laten adviseren en begeleiden en zijn begonnen met het bouwen van een tijdelijke studio om daar livestreams genaamd Gld. Live te verzorgen voor en met onze eigen collega’s. Dat was erg fijn, want zo konden we veel met elkaar delen in deze onzekere tijd waarin het fysieke contact opeens wegviel.'

'Inmiddels hebben we in ons provinciehuis een vaste studio en gebruiken veel collega’s deze voor een livestream met hun partners. Hiervoor is het dan wel weer nodig dat een aantal collega’s wordt bijgeschoold om de camera’s te kunnen bedienen. En in de voorbereiding naar zo’n livestream nemen wij de aanvrager mee, want een live uitzending is van hele andere orde dan bijvoorbeeld een symposium van een dag organiseren.'

'Daarnaast werken we allemaal met MS Teams voor de reguliere vergaderingen, maar ook voor breakout rooms als onderdeel van een online evenement. Het aanbod van e-learnings voor onze collega’s is hier ook op ingericht, tenslotte moeten we zorgen dat we digitaal vaardig zijn. Wat met online evenementen een uitdaging blijft, hoe je het energiek kunt maken. Hoe maak je het net weer anders, verzin je leuke werkvormen en blijf je de gasten boeien?'

Hoe zie je de toekomst mbt zakelijke events?
'Dat vind ik lastig om te zeggen. Ik denk zeker dat online events blijven bestaan, maar zodra het weer mag, verwacht ik dat we weer fysieke/hybride evenementen organiseren. Maar dus wel met de mogelijkheid online deel te nemen. We hebben natuurlijk ook wel de voordelen ervan ervaren, zoals geen reistijd.'

© 2021 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.