Evenement organiseren, checklist voor ieder evenement: de doelstelling

De Doelstelling

Gewoon een gezellig eindejaarsfeest? Of een afdelingsuitje? Net als het productintroductie evenement of het congres, is het noodzaak om het waarom in kaart te brengen, want ook een feestje dient een doel. ‘Anders hoef je het niet te organiseren’, roepen eventexperts. De doelstelling is dan ook dé start van de organisatie van uw evenement. Zonder doel is het lastig scoren.

TIPS:

DO – Bepaal het ‘waarom’
Door de doelstelling van het inzetten van een evenement zo concreet mogelijk op papier te zetten, geeft u uzelf houvast in het organisatieproces dat volgt, maar heeft u ook meteen uw interne (en externe) verantwoording op papier staan.

DO - Evenementen communiceren
Om uw doelstelling te bepalen, moet u uitgaan van de kracht van een evenement: gebruik het evenement om te communiceren. De kracht van een evenement is het raken en bespelen van emotie. Door het evenementen te integreren in uw communicatie- en marketingstrategie van uw bedrijf, heeft u met een evenement het meest krachtige communicatiemiddel tot uw beschikking.

DON’T - Begin niet zo maar ‘te organiseren’
Vanuit een doelstelling (en doelgroep) wordt de organisatie van een evenement een logische aaneenschakeling van diverse toeleveranciers. Maar begint u bijvoorbeeld met de keuze van een locatie of een partycateraar, dan zult u uw doelstelling ongemerkt aanpassen aan de (on)mogelijkheden van deze partijen.

DO – Laat u adviseren door eventexperts
Zowel uitvoerend als adviserend kunnen zij uw doelstelling vertalen in de juiste vorm van live communicatie en de juiste toeleveranciers. Kwalitatieve eventbureaus kunnen zelfs meedenken in het strategisch integreren van het evenement in uw communicatie- en marketingmix. Zodra uw doelstelling helder is, zijn dit ideale sparringpartners en adviseurs.

TREND:
Meerdere doelstellingen
Waar ‘oude’ communicatiekanalen als gouden stelregel hadden: zorg voor één duidelijke doelstelling en de daaraan gekoppelde boodschap, leent het evenement zich prima voor meerdere doelstellingen. Onder meer door de dreigende invoer van de Werkkostenregeling, waarbij events voor fun ongunstig belast worden, zie je steeds meer combinatie-evenementen. Een combinatie van kennis, teambuilding en een beloningsfeest kunnen allemaal in één evenement gevat worden.