Evenement organiseren, checklist voor evenementen: de evenementenlocatie

De evenementenlocatie

Ga er maar aan staan: in Nederland alleen al zijn vele duizenden locaties en accommodaties die zich vermarkten als evenementenlocatie. Naast de rationele afmetingen en cijfers hebben veel evenementenlocaties ook een bijzondere emotionele waarde: van sfeervol tot zakelijk en van trendy modern tot industriële evenementenlocatie. Welke evenementenlocatie u ook kiest, zorg er voor dat de accommodatie voldoet aan de eisen voor uw evenement.

TIPS:

DO – Kies een locatie van voldoende omvang
Het ligt voor de hand dat uw bedrijf niet met een groep van 20 man in een enorme oude fabriekshal gaat zitten. Of toch wel? Met een kleine groep centraal in een grote locatie kan heel verrassend zijn. Out of the box, buiten de paden, het hoort bij de kracht van het effect van een evenement. Als houvast voor het maximum aantal gasten, hier toch een lijstje met richtlijnen. Uitgaande van een evenementenlocatie met 500 vierkante meter gebruiksoppervlak:

- receptie/ feest (staand): 600 gasten
- congres (zittend): 500 gasten
- diner (met dansvloer): 300 - 350 gasten

DO – Maak gebruik van de locatie expertise
Net als het evenementenbureau beschikt de locatie over veel eigen expertise en ervaringen. Maak daar gebruik van. Veel evenementenlocaties beschikken bijvoorbeeld over meerdere ruimtes. Denk gezamenlijk na over hoe het concept het best verdeeld kan worden over deze ruimtes.

DON’T – Kies niet alleen op prijs of naam
Het is een bekende valkuil: kiezen op foto’s van de locatie. Let ook goed op alle randvoorwaarden: bereikbaarheid, extra parkeerkosten, geluidsoverlast, omgeving, aanwezige faciliteiten etc.

DO – Mogelijkheden buiten locatie bekijken
Heeft uw concept meer nodig dan een locatie, maar wilt u bijvoorbeeld ook inzetten op teambuilding tijdens outdooractiviteiten? Bekijk dan ook de mogelijkheden in de omgeving: kan er een tent bij geplaatst worden, activiteiten georganiseeerd worden etc.

DON’T – Staar niet blind op cijfers
Veel locaties zetten zichzelf in de markt met van zoveel tot maximaal zoveel bezoekers. Analyseer of de locatie nog altijd geschikt is als alle aankleding en attributen voor uw evenement in de evenementenlocatie zijn gezet.

DO – Bekijk costsharing mogelijkheden
In het kader van costsharing: vraag aan de locatie of u wellicht kunt profiteren van een evenement dat voor of na uw eigen evenement plaats vindt. Het kan maar zo duizenden euro's schelen op het gebied van logistiek of aankleding.

DO – Hanteer voor een locatie een aparte checklist
- Hoe is de bereikbaarheid met auto en OV?                    
- Hoe flexibel kan locatie worden ingericht?
- Parkeergelegenheid?                                                                              
- Past de uistraling bij uw event?
- Is er een locatiecateraar? Wat zijn mogelijkheden?    
- Wat is er wel/niet aanwezig op de locatie?
- Beschikt u exclusief over de locatie?                                 
- Maak duidelijke prijsafspraken.
- Branduitgangen                                                                          
- Wat kan locatie bieden binnen uw concept?
- Zijn er extra vergunningen nodig?                                      
- Wat is de prijs-kwaliteitverhouding?
- Bekijk cases van events in de locatie

TREND:
WiFi op locatie
Steeds meer evenementen maken gebruik van internet tijdens het evenement. Een beurs kan niet meer zonder, want bezoekers zoeken en ontvangen live informatie. Tijdens een bedrijfsfeest worden foto’s geüpload. Op congressen wordt vaak gestemd via mobiel internet. Dus kiezen steeds meer evenementenlocatie voor het (gratis) aanbieden van WiFi. Die trend maakt de mogelijkheden van uw evenement alleen nog maar groter. Het live streaming vanuit de locatie op internet om zo zelfs niet-aanwezige gasten mee te laten genieten/profiteren, met de juiste breedte van het internet kan het allemaal. Als tip bij deze trend: ga in overleg met de locatie over wat er voor gebruik gemaakt gaat worden van het netwerk. Veel foto’s? Video’s? En vraag naar de kosten.  

Nederland is bezaaid met evenementenlocaties, dus kies de juiste, want hij zit er tussen. Een overzicht van kwalitatieve locaties? www.eventbranche.nl/select/evenementenlocatie/