Hoe meetingdesign tot 10x toe de evenementbeleving versterkt

26-01-2018 - EVENTDESIGN MEETINGDESIGN - Zo in de eerste weken van 2018 werken we samen met onze partner EventMB.com aan een overzicht van trends en ontwikkelingen die uw evenement verbetert. Dit keer 10 van de 20 meetingdesign ontwikkelingen die voor een sterkere gastbeleving zorgen. Wow!

De beleving, de experience op het evenement, dat is waar de focus voor de meeste evenementplanners en eventmanagers ligt. De ultieme beleving zorgt voor nieuwe relaties en tevreden bestaande relaties, voor de mond-op-mondreclame en het grootste aantal nieuwe telefoonnummers. Maar met innovatieve ideeën komen kan belastend zijn, vooral met alle vereiste organisatie en marketing die daar bij komt kijken.

Maar je moet een manier vinden.

De onderliggende stroming die bijna door alle trends in de eventindustrie stroomt, is een verdere omarming van de menselijke kant van live communicatie en eventmarketing. Erkennende dat de mensen op evenementen echt het evenement zijn en dat hun problemen en hun interne wereld van het allergrootste belang zijn. Hieronder hebben we meeting- en eventdesigntrends samengevat. Gebruik deze trends en bruikbare ideeën om tot een nog betere bezoekersvaring te komen.

1. De speech voorbij: heroverwegen van hoe je content overbrengt

 

Een trend die zich al doorontwikkelt sinds de introductie van social media, is hoe we omgaan met het overdragen van inhoud/content. Speeches op evenementen zijn daarbij wel heel erg 1980. Het is niet echt toekomstigbestendig en deelnemers (als je ze al zo kunt noemen, want bij de gemiddelde speech neem je nou niet echt deel...) verliezen snel interesse en aandacht. Er is geen actieve opname tijdens dergelijke sessies. Terwijl eventplanners bij hun sprekers hameren op interactie, zijn er ook innovatieve groepen die verder gaan dan dat.



Maak leren op een evenement van grotere betekenis:

- Stel een leercoach aan. Een leercoach helpt deelnemers tijdens hun netwerk en leerreis op uw evenement. Ze koppelen presentaties aan elkaar, leggen grotere concepten bloot, focussen op wellness en mindfulness, herinneren de gasten dat de kracht van het evenement bij hen ligt en zorgen dat gasten met een frisse en open mind op het event aanwezig zijn. Ook al zorgt de leercoach op uw evenement voor entertainment en educatie in enn, het is geen standup comedy. Een facilitator als de leercoach moet entertainen met de volle focus op de vragen en behoeften uit het publiek.

- Stop met de presentatoren, dagvoorzitters, facilitaitors die hun verhaal vanaf het podium de zaal in tetteren. Kies in plaats daarvan voor de facilitator op de vloer. Dit versterkt interactie en betrokkenheid. Uw gasten kunt u verder activeren door bijvoorbeeld in groepen iets uit te werken, te kiezen voor discussie in kleine setting, etc

- Om het leren nog meer te laten beklijven is het slim om een spelelement toe te voegen. Wetenschap heeft aangetoond dat als je met iemand 'speelt' en daarmee een ervaring deelt, dat die ervaring dan voor empathie zorgt. Dat is de kracht van spel. Het zorgt voor een band met degene met wie je speelt, zonder dat je dat bewust in de gaten hebt.

>> lees ook: Het podium verdwijnt #eventtrends2018

 

2. Wees exclusief

 

Een andere manier om interesse op te wekken, is door het gevoel van exclusiviteit aan te wakkeren. Die trend groeit de laatste jaren sterk door. Niet alleen door exclusieve uitnodigingen, maar juist ook door VIP-programmering en VIP-opties. De laatste trend is op inhoudelijke evenementen zorgen voor exclusieve, afgesloten ruimtes. Daarbij heeft de experience economy gezorgd voor de vraag naar plekken op evenementen waar uw gast zowel passief als actief kan zijn, tegelijkertijd. Altijd maar weer op zoek naar de buitengewoonlijke ervaringen.

Neem ze mee:

- Huur een compleet luxe resort af, zodat alle aanwezigen ook echt uw eventgast zijn. Het zorgt voor een bijzonder gevoel van community en versterkt het netwerken, omdat je weet dat een ieder die je tegenkomt hoort bij dezelfde groep eventgasten.

- Ga naar de zee met uw evenement. Cruiseschepen en prive boten kunnen gehuurd worden voor evenementen, zelfs een prive eiland hoort tot de mogelijkheden. Dus zorg voor zo min mogelijk afleiding en versterk de verbinding onder uw gasten.

- Bouw uw eigen locatie van nul af, net als bij Buring Man. Met dit idee kunt u een locatie neerzetten die naadloos aansluit op en gesynchroniseerd is met uw merk.

 

3. Creeer een illusie


Nieuwsgierigheid is een natuurlijk aanzetter tot actie: zowel in het echte leven als op evenementen. Wat zit er achter het gordijn? Wie staan er in de line-up? Het onbekende kan voor extra ticketverkoop zorgen, meer betrokkenheid creeeren en laat mensen 'buzzen' over jouw evenement. In een tijd met onbeperkte toegang tot informatie, waar alle kennis een Google zoekopdracht van je vandaan is, zijn geheimen en illusies het magische ingredient dat bijzondere ervaringen voedt.


Maak gebruik van de kracht van het onbekende

- Host een geheime sprekerssessie als onderdeel van een avondactiviteit op jouw evenement. Vertel een aantal mensen van de geheime spreker en kijk en luister hoe dat als een vuurtje verspreid wordt. Vergeet daarbij niet de geheime toegangscode of het wachtwoord voor de sessie.

- Creeer een speciale wereld voor uw gast, om één avondje onderdeel van te zijn. Escape rooms of moordspellen tijdens het diner zorgen voor betrokkenheid.

- Houd een onderdeel van je evenement tot het allerlaatst geheim. Sommige diner evenementen houden de locatie tot het allerlaatst geheim. Gasten kopen dan een kaart zonder precies te weten waar het zal zijn. Maar geloof ons: het zorgt voor heel veel buzz rondom je evenement.

 

4. Breid de beveiliging uit zonder alarm te veroorzaken...


Zorgen dat uw evenement zo veilig mogelijk is zonder alarm en ongerustheid voor de aanwezigen te veroorzaken, is een belangrijke balans voor de organisator van zakelijke evenementen in 2018. Je hebt voldoende beveiliging nodig, zodat mensen zich veilig voelen, maar niet zozeer dat mensen zich angstig voelen of zich in een politiestaat wanen.

Help aanwezigen zich veilig voelen, niet angstig:

- Zet beveiliging in die opgaat in de peergroup. Geüniformeerde politie en veiligheidsmedewerkers kunnen van grote hulp zijn, maar ze kunnen mensen ook angstig maken. Neem een ​​tip van de luchtvaartmaatschappijen die professionals in burger hebben gebruikt. Deze mensen staan ​​niet alleen buiten deuren. Ze zitten in de sessies en vermengen zich tijdens het evenement en bieden meer dekking, zonder voor alarm te zorgen.

Ontdek wat er nodig zou zijn om een ​​veiligheidscertificering te behalen. Er wordt steeds meer gepusht richting een ​​'internationale certificering voor beveiligingsnormen voor vergaderruimten en evenementenlocaties'. De Secure Venue-standaard bestaat uit twaalf elementen, waaronder klantveiligheid, gezondheid en veiligheid, risicobeheer en beveiliging van evenementen.

Bereid je voor op natuurrampen door je evenementcontract (en) te bekijken. Zodra je een weerramp hebt meegemaakt, is het te laat om je zorgen te maken over je contract. Wees je bewust van wat het behelst voordat je het nodig hebt. Onderzoek of u aanvullende dekking nodig hebt voordat u ter plaatse bent. Tegen die tijd is het vaak te laat. TIP: K/AP evenementenverzekering

 

5. Geef deelnemers de kans om helden te zijn


Evenementenplanners zijn verantwoordelijk voor het vinden van de specifieke, unieke kwaliteiten en eigenschappen die van uw gasten stammen maken. Ze doen dit door na te denken over de verlangens van die stammen en manieren te vinden om hen authentieke inhoud en belevenissen te bieden van wat ze willen. Ze willen dat gebeurtenissen hun volledige zelf weerspiegelen, hun ware zelf en succesvolle evenementen betalen dat uit. Deelnemers zullen meer van dit gevoel en deze specifieke hero-energie eisen, omdat het verslavend is. Door dat heldengevoel willen mensen een verschil blijven maken in de wereld. Dit zal een virtueuze cirkel zijn die meer 'Conferences that Care' ondersteunt of aanmoedigt, of, meer waarschijnlijk, meer elementen van zorg en mededogen op meer evenementen.

Creëer een zorgethiek:

- Deel updates over dat wat je als evenementenorganisator hebt gedaan om de community te verbeteren en te versterken, voor uw gasten. Uw gast was al betrokken op de dag van het evenement en zal dat blijven door periodieke updates. Meteen een goede reden om in contact te blijven. Laat zien dat je jouw zorgplicht vervult.

- Voeg delen aan je congres/conferentie toe waarin gesproken wordt over de uitdagingen en kansen vanuit een lokaal perspectief. Sessies over dergelijke oplossingen, geleid door lokale ondernemers, kunnen laten zien wat er bereikt is en kan aftasten wie er mee wil helpen.

- Organiseer een relevant uitje in de lokale buurt, om zo bezoekers uit eerste hand te laten zien en beleven waar de lokale cultuur uit bestaat, de uitdagingen die spelen en wat daar aan gedaan wordt.

 

6. Bereik vergroten via de cloud


Van pre-planning op maat gemaakte uiting met eventfilters op Snapchat (afhankelijk van de doelgroep) tot delen in de cloud: hoe meer je deelt, hoe groter de kans is dat je wordt ontdekt door een nieuwe publiek. De cloud maakt dat heel eenvoudig, totaal onafhankelijk van waar je doelgroep zich bevindt.


Bouw aan een groter bereik via de cloud:
- Sla de content en inhoud van jouw evenement digitaal op. Zorg voor een real-time bibiliotheek waar het leren door te delen centraal staat en spoor iedereen aan om daar onderdeel van te zijn.

- Spoor ook andere aanwezigen aan om live te delen wat er gedeeld wordt op het evenement. Publiceer dit zodra we richting het einde van de conferentie gaan. Moedig ze aan om hun content te delen op hun kanalen.

- Nodig ook uw publiek thuis uit om bijvoorbeeld hun ideeen en commentaar te delen in de cloud. Creeer een community die verder gaat dan de live community op het evenement.

 

7. Open labs voor bijzondere belevenissen


Zogeheten live labs zorgen voor hele bijzondere belevenissen die vaak bol staan van innovatie. Hands-on leren en experimenteren zorgen voor betrokkenheid en een fun factor.

Transformeer de levens van uw gasten:
- Open het lab vanaf het moment dat uw deelnemers arriveren. Dit is vaak een gemiste kans, omdat de meeste evenementplanners op iedereen wachten om bij de eerste sessie of de openingsspeech te verzamelen. Maak in plaats daarvan indruk op het moment dat ze op de locatie aankomen of als er veel van buiten de stad komen, begint de eerste indruk op de luchthaven.

- Maak het visueel. Mis nooit de kans om visuals toe te voegen, zij bespelen emotie worden makkelijk gedeeld, zonder naar de context te kijken. Deel schetsboeken uit. Hou wedstrijden voor de beste visuals of foto's. Doe alles om mensen hun beeld te laten delen. Beeld zorgt er voor dat derden een beeld krijgen van jouw evenement, ongeacht waar zij zich bevinden.

- Maak een map van de bezoekersbeleving aan de hand van een mindmap. Deze tool om te brainstormen kan helpen als stok achter de deur om het evenement echt in te richten vanuit het perspectief van je bezoekers. Als je dat uittekent, stel dan steeds weer de vraag: waar zou de bezoeker nu naar toe gaan? Wat wordt de volgende belevenis? Hoe moet het er uit gaan zien? Door deze vragen te stellen krijg je een helder beeld van hoe je evenement er uit ziet tov hoe je wilt dat het er uit moet komen te zien. Ga vervolgens plannen met oog voor dat gat tussen hoe het is en hoe het moet worden.

 

8. Veilig voor iedereen


De meeste eventmanagers en eventplanners willen dat hun gasten een leuke tijd hebben, fun, maar fun heeft ook een keerzijde. Dat hebben we wel gezien rondom de hele #metoo discussie vanuit Hollywood, het zijn zaken die je niet wilt op jouw evenement. Ook al willen we het niet, maar congressen en evenementen kunnen uitgroeien tot een plek waar ongewenst gedrag op de loer ligt. Alcoholgebruik, bezoekers die het evenement zien als een soort vakantie van zichzelf en zie daar: de basis voor problemen. Volgens onderzoek gaf 60 procent van de respondenten aan dat ze met intimidatie te maken hebben gehad op wetenschappeljike meetings en events in de laatte 2 jaar. Slechts 18 procent meldde het direct tijdens dat evenement. 



Zorg voor een veilige omgeving voor iedereen

- Zorg voor een gedragscode. Demotiveer ongewenst gedrag door regels op te stellen over ongewenst gedrag, zorg voor plekken en kanalen waar dergelijke gedrag gemeld kan worden train je staf om met dergelijke aantijgingen om te kunnen gaan. Wees helder over hoe de code van kracht is en wat de consequenties zijn. Bezoekers moeten zich gewaardeerd en veilig voelen. De gedragscode moet gecommuniceerd worden, op maat gemaakt worden en toegepast voor ieder evenement.

- Beperk alcoholgebruik. Excessief alcoholgebruik kan een factor spelen in ongewenst gedrag. Het is daarom dat veel eventplanners en organisatoren de gratis bar van hun evenement weren. Terwijl anderen het anders reguleren en managen. Dit kan best een drastische verandering zijn in de eventbelevening. Vooral omdat het een terugkerend jaarlijkse evenement is. Loyale bezoekers kunnen de veranderende houding tov alcohol bevragen. Daarom kun je ook kiezen om de gratis drankuitgifte anders in te richten, bijvoorbeeld met munten. Of bevorder een max.

- Houd foute mensen van uw evenement. Weet wie uw evenement bezoekt. Als daar iemand tussenzit met een geschiedenis van sexueel lastig vallen, of als hij bekend staat als iemand die ongewenst gedrag vertoont, zorg er dan voor dat deze personen het evenement helemaal niet op komen. Deel kennis met collega's over dergelijke personen.

 

9. Weet wat er speelt in de wereld van restricties en verboden 


De meeste eventtrends komen voort uit het verbeteren en doorontwikkelen van ons vak, maar sommige worden ons opgelegd, zoals bijvoorbeeld laptopverbod en reisverboden in de VS. Door toenemende veiligheidsvraagstukken, kwam de VS met een laptop ban. Die is inmiddels weer van de baan, maar de vraag blijft of we straks nog wel met een laptop de VS in kunnen reizen?

Blijf op de hoogte van de problemen in de wereld:

- Zorg voor een scenario van wat er gaat en moet gaan gebeuren als dergelijke verboden de kop opsteken. Onderzoek bijvoorbeeld de mogelijkheden voor laptop verhuur en andere opties. Alles om uw gast er van te verzekeren dat ze niet afgesloten raken van technologie.

- Bestaat de kans dat een spreker door een reisverbod niet kan komen? Zorg dan voor een back-up voor de spreker.

- Zorg voor een Wiki pagina of een chatbot die actief wordt zodra dergelijke verboden worden opgelegd. Om zo sneller vragen en bezorgdheden te tackelen. 

 

10. Gebruik neurowetenschap voor uw evenementen


Neuroscience is begonnen met marketing en stapt nu ook de wereld van de evenementen in. Het gebruik van neurowetenschap is een subtiele techniek om dingen op de meest voordelige manier te zeggen om mensen te beïnvloeden om te handelen. Het helpt u om uw tijd en inspanningen optimaal te benutten zonder dat de salestoon er te dik bovenop ligt.

- Zorg voor concensus. In plaats van mensen te vragen iets te doen, vertel hen dan hoeveel van hun 'peers' het al doen. Bijvoorbeeld: "93% van onze registranten registreert zich tijdens Early Bird-prijzen, dus mis het niet." Dit werkt omdat we sociale signalen van andere mensen gebruiken.


Employ active learning in the form of activities such as reiterating what has been learned out loud in the attendee’s own words. An attendee who takes ownership of the materials will retain more and be able to retrieve it. Provide time for reflection, small group discussions and building a hive mind.

- Gebruik beweging om de energie van evenementen te verbeteren. Zitten is het nieuwe roken. Als 'de hersenen alleen kunnen absorberen wat de kont kan verdragen', is doelbewuste beweging tijdens sessies een goed idee. Stel een doel op om uw deelnemers elke 20 minuten 2 minuten te laten bewegen. Ze zullen meer gefocust zijn, meer energie krijgen, meer leven!

Gebruik actief leren in de vorm van activiteiten zoals het herhalen van wat in de eigen woorden van de deelnemer is geleerd. Een deelnemer die eigenaar wordt van de materialen, onthoudt meer en kan deze sneller ophalen/rakelen. Bied tijd voor reflectie, kleine groepsdiscussies en bouw een open geest op.

 

- Volgende week de trends 11 t/m 20 - 

 

The Event Experience and Meeting Design Trends That Will Wow Your Audience first appeared on EventMB

#jointheLIVErevolution


 

 

 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners