Van losse eindjes naar strakke regie: dit is de succesformule van Theater De Avenue
Geen standaardpakketten, geen one-size-fits-all draaiboeken — Bij De Avenue in Breda draait ieder evenement om maatwerk. Maar maatwerk betekent ook: een strakke organisatie, duidelijke communicatie en een overzichtelijke planning. Hoe houden ze grip zonder in losse mailtjes en last-minute stress te verzanden? Daarvoor rekenen ze op de software van MICE Operations.
'Als het niet in MICE staat, is het niet gebeurd.' Ralph, de creatieve kracht achter evenementen in De Avenue, vat zijn ervaring met MICE in één zin samen. Voorheen werkten ze met losse documenten, mailboxen en verschillende programma’s, maar dat zorgde voor onnodige ruis. Nu stroomlijnt MICE het hele proces – en dat is belangrijk voor deze locatie waar geen dag hetzelfde is.
Geen ruis en altijd toegang tot de juiste informatie
Iedereen bij De Avenue, van sales tot floormanager, werkt met MICE. Maar niet iedereen hoeft álles te weten. Daarom werken ze met gebruikersrollen. De floormanager ziet bijvoorbeeld alleen de operationele details, terwijl de salesafdeling offertes en facturen beheert. 'En als ik een congres plan over drie weken, dan kan de personeelsplanner dat direct zien', vertelt Ralph. 'Via MICE is iedereen altijd op de hoogte.'
Van afwachten naar proactief plannen
Om de agenda het hele jaar door gevuld te houden, kijkt De Avenue verder dan alleen de korte termijn. Met het CRM-systeem in MICE zoeken ze actief naar kansen en benaderen ze klanten op het juiste moment. 'Een bedrijf dat vijf jaar geleden een jubileum bij ons vierde, viert er nu misschien weer een', zegt Ralph. 'In MICE kunnen we dat contact eenvoudig terugvinden en proactief inspelen op herhaalboekingen.'
Daarnaast geeft de software waardevolle inzichten. Welke periodes zijn het drukst? Wat is de gemiddelde offertewaarde? Hoeveel aanvragen worden uiteindelijk bevestigd? Door deze data te analyseren, werkt het team van De Avenue slimmer en maken ze strategische keuzes voor de toekomst.
Meer impact, minder gedoe
De Avenue blijft groeien, zonder in te leveren op kwaliteit. Met MICE kunnen ze hun capaciteit slim inzetten. Ze trekken de juiste doelgroep aan, zetten evenementen perfect neer en weten alles achter de schermen strak te regelen. Ralph: 'Eén systeem waar offertes, draaiboeken, facturen en de zaalagenda samenkomen — dat is echt goud waard.'
