Deze vaardigheden moet je hebben om eventplanner te worden
Als je graag een feestje geeft of een evenement organiseert, kun je er ook je beroep van maken. Er zijn zelfs opleidingen waarbij je kunt leren hoe je een echte eventplanner wordt. Maar daarvoor heb je wel een aantal belangrijke karaktereigenschappen nodig. Dit beroep is niet voor iedereen weggelegd en het mag dan gemakkelijk lijken, in de praktijk betekent deze baan dat je vaak hard moet werken.
Wat moet je kunnen om eventplanner te worden?
Lang niet iedereen is ertegen opgewassen om eventplanner te worden. Zo heb je ook wel talent nodig, al bestaan er wel opleidingen voor dit vak. Dan gaat het bijvoorbeeld om het vinden van creatieve oplossingen. Als eventplanner word je dagelijks met onverwachte problemen geconfronteerd en moet je dit snel op kunnen lossen, want deadlines naderen vaak snel. Daarnaast is het belangrijk dat je een ster bent in communiceren. Je bespreekt niet alleen met de klant wat zijn wensen zijn, maar moet ook alles regelen met bedrijven die evenementen verzorgen, bijvoorbeeld qua aankleding of in technische zin.
Organisatorisch talent hebben
In deze branche heb je organisatorisch talent nodig. En dat is vaak niet iets wat je is aangeleerd, maar een talent dat je hebt of niet. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van de locatie, het opstellen van een draaiboek en het maken van een checklist. Jij zorgt ervoor dat een evenement van A tot Z precies volgens het boekje verloopt. Natuurlijk houd je de deadlines in de gaten en zorg je ervoor dat de administratie op orde is. Door een goed overzicht te houden, zie je geen belangrijke details over het hoofd. Het is dus belangrijk dat alles op de juiste tijd en plaats gebeurt. Een verantwoordelijkheidsgevoel is erg belangrijk, want uiteindelijk ben je zelf degene die alle problemen op moet lossen.
Creatief zijn
Als eventplanner krijg je de opdracht om steeds weer met iets nieuws te komen. Een origineel thema, mooie aankleding of een avondvullend programma waar mensen blij van worden. Als eventplanner moet je altijd creatief zijn en ‘outside the box’ kunnen denken. Klanten en gasten kunnen immers behoorlijke verwachtingen hebben en het is aan jou de taak om ze een onvergetelijk evenement te bieden. Loop je tegen problemen aan, dan moet je vindingrijk genoeg zijn om ze zo snel mogelijk op te lossen. Bijvoorbeeld als blijkt dat je bijna door het budget heen bent, maar nog niet alles is geregeld. Je moet strategisch kunnen denken, mooie uitnodigingen kunnen bedenken en nieuwe concepten implementeren. Ieder event is immers weer anders.
Goed kunnen communiceren
Communiceren is misschien wel het allerbelangrijkste als eventplanner. Je werkt immers met klanten, leveranciers, teamleden en gasten. Zoals een croupier goed moet communiceren en het zijn gasten naar de zin maakt in een top 10 online casino Nederland, zo maak jij het ook jouw gasten naar de zin op een evenement, en zorg je ervoor dat alle communicatie soepel verloopt. Wees dus gastvrij en zet iedere keer net dat stapje extra. Het opbouwen van een goed netwerk en mooie relaties met leveranciers zorgt uiteindelijk voor een beter eindresultaat. Zijn er misverstanden, dan haal je snel de kou uit de lucht en zorg je dat de neuzen weer dezelfde kant op staan. Goed communiceren is niet alleen veel praten, goed luisteren is minstens net zo belangrijk! Bovendien moet je niet bang zijn om de telefoon te pakken of een e-mail op te sturen. Door helder aan te geven wat je precies van elke partij verwacht, zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Problemen op kunnen lossen
Evenementen organiseren is altijd een risico. Er is een vertraagde levering, het licht en geluid werkt niet naar behoren of een artiest komt toch last-minute niet meer optreden. Een succesvolle planner kan de problemen gemakkelijk oplossen en is altijd voorbereid op onvoorziene omstandigheden. Daarom heb je een flink improvisatievermogen nodig en een goed inschattingsvermogen of al je plannen wel echt uit zullen komen. Wees flexibel en maakt snel beslissingen, zodat de gasten er niets van merken. Ook omgaan met last-minute veranderingen hoort erbij.
Tegen stress kunnen
Stressbestendigheid is als eventplanner onontbeerlijk. Het is een veeleisende baan, vol met strakke deadlines en hoge verwachtingen. Je moet het heerlijk vinden om onder druk te presteren, zelfs als je onder hoogspanning staat. Je bewaart de kalmte en lost onverwachte tegenslagen op. Je bent goed in multitasken en blijft gefocust. Het belangrijkste doel is immers je klant en de gasten het naar hun zin maken. Een positieve mindset en veel geduld komen elke dag opnieuw als vereiste bij dit vak kijken. Op deze manier breng je elk evenement tot een goed einde, of er nu veel of weinig uitdagingen zijn.
