Zeven nieuwe onderdelen van het eventmanager vak

EventBranche.nl zette 7 grotere en kleinere bewegingen, nieuwe aandachtsgebieden en praktische invullingen voor jouw evenementen op een rij:

• Van eventbranche naar de wereld van LIVE CONTACT

En toch…deze ellende is het begin van een ongekende gouden toekomst voor de eventbranche. Die stelling is simpel te onderbouwen: neem de krachtige en de ongelooflijk sterke positie die live na decennia had ingenomen binnen de marcom-mix; tel daarbij op de oneindige mogelijkheden van alles dat WE online kunnen; zet daar dan nog een plusje achter, want na COVID-19 zullen bedrijven meer dan ooit hun sociale imago de koers van hun communicatie en marketing laten bepalen. En dat kan echt alleen maar met live momenten en experiences; tot slot van deze optelsom: we breken de kaders van wat ooit de eventbranche was volledig open. HR, recruitment, customer service afdelingen, bots op je website, binnensteden, het experience kantoor, alles komt onder de regie en auspiciën van eventprofessionals, live specialisten en experience designers. Wij dus.  

We nemen afscheid van de eventbranche, laten het oude zeker niet los, maar varen daarop door en starten door in de ongekende kansen van de wereld van LIVE CONTACT. En die wereld is de eenvoudige optelsom van:

De kracht van LIVE + alle lessen en mogelijkheden van online events + de hang naar sociaal imago van merken en bedrijven + het veel grotere speelveld...

 

• Corona verantwoordelijke 

De Corona-verantwoordelijke was vanaf het allereerste protocol zakelijke evenementen tijdens de pandemie, een vast aandachtspunt. Iemand die verantwoordelijk is voor alle maatregelen en restricties en de juiste uitvoer daarvan:

'In elke organisatie wordt een coronaverantwoordelijke aangewezen die toeziet op toepassing van de adviezen. De coronaverantwoordelijke wordt ondersteund door toezichthouders. Toezichthouders zijn medewerkers die betrokken zijn bij de bijeenkomst en in direct contact staan met bezoekers.'

- de implementatie van het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en de bijbehorende richtlijnen

- het coördineren en houden van toezicht op de naleving

- het aanstellen van toezichthouders en het informeren over richtlijnen en verwachtingen.

De coronaverantwoordelijke en de toezichthouders:

- spreken personen aan op het niet naleven van de geldende richtlijnen

- kunnen zo nodig gepaste actie ondernemen om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te waarborgen

- leveren proactief een bijdrage aan optimalisatie van het protocol en de richtlijnen

- zijn beschikbaar voor vragen van bezoekers en medewerkers

- communiceren in overleg de benodigde richtlijnen en maatregelen

- werken samen met externe instanties vanuit lokale overheden, waaronder Veiligheidsregio, Gemeente, GGD en Arbodienst

- worden begeleid / getraind voor het uitvoeren van hun werkzaamheden

(BRON: Protocol Zakkelijke bijeenkomsten, editie 17 februari 2022)

 

• Digitale event manager

Even voor alle zekerheid: de digitale component in onze branche is er al jaren. Hybride vormen, complete online vormen of welk andere format ook: live en digital versterken elkaar. Maar nu, door Corona wordt de flirt, de verliefdheid een geforceerd huwelijk. De Digitale Event Manager is daarom een verplichte aanvulling voor ieder event team.

Afhankelijk van het concept en de vorm die gekozen wordt voor het evenement, neemt het belang van een digitale event manager toe. Zeker als het gaat om interactie of online beleving, is het een absolute aanrader om een expert op dat vlak tot je kernteam te rekenen. Daarbij is de digitale eventmanager dus niet de digi-expert met weinig feeling voor live en experience én ook niet de gepokt en gemazelde experience expert die online zijn of haar weg niet weet. Nee, deze nieuwe collega is de helikopter boven de samengevoegde expertises.

• Corona scenario

Noteer deze maar ergens in je checklist: het corona scenario. De kans is zeker aanwezig dat het virus, de pandemie of misschien zelfs een nieuwe variant weer op kan duiken. Dus waar we met outdoor events al langs rekening hielden met slecht weer scenario's, is het raadzaam om ook altijd een corona scenario achter de hand te hebben. Ga je bij maatregelen dan om naar een concept met social distancing? Of kies je voor de online variant als vervanger?

• Mobiele laadpaal huren

De e-auto, maar ook de hybride exemplaren parkeren in versneld tempo de beschikbare plekken van ieder event vol. Het aandeel elektrisch aangedreven auto’s is daarbij het afgelopen jaar met 40% gestegen en dat brengt het totale aandeel inmiddels op meer dan 15%. Dat percentage zal snel doorgroeien en dus heeft de checklist voor het organiseren van een evenement een nieuwe onderwerpregel erbij: mobiele laadpaal huren voor jouw event.

Een rondje bellen langs de middelgrote evenementenlocaties maakt duidelijk dat extra laadpalen geen overbodige luxe zijn, omdat lang niet iedere evenementenlocatie al over afdoende vaste laadpalen beschikt. Het biedt zelfs een extra welkome service tijdens een congres, beurs of ander soort evenement. Een ‘elektrische bezoeker’ (15 %) van een evenement die simpel en makkelijk zijn auto even kan laden, is een tevreden gast en zal deze luxe zeer waarderen op het moment dat hij of zij het evenement verlaat. Maar dan moet je dus wel nadenken over extra tijdelijke laadpunten en tijdelijke laadoplossingen, omdat er anders al snel een tekort is op locatie.

 

• Hygiene manager

Ok, we mogen weer en eigenlijk hoeven we zeker voor nu geen rekening meer te houden met maatregelen, hygiene voorschriften of social distancing. Maar de verwachting is dat zeker rondom en na de opstart van evenementen hygiëne een soort USP zal zijn. En om die nieuwe USP invulling te geven en eventule toekomstige maatregelen en voorschriften in goede banen te leiden, is een hygiëne event manager geen overbodige luxe voor ieder evenement.

Met hygiëne als snelste stijger op de checklist voor zakelijke evenementen, heb je een expert nodig. Denk hierbij niet alleen hygiëne zuilen, maar zeker ook de reis van een bezoeker. De hygiëne event manager zal naast deel van het organisatieteam ook dicht bij signing, beveiliging, hostessen etc staan. En heeft als hoofdtaak hygiene op een prettige manier onder te laten zijn van jouw concept en evenement. Geen storende factor, maar eerder een prettig en wellicht zelfs leuk onderdeel van het event.

• Always on events

Als we iets leren en meenemen uit de corona-periode dan is het wel dat ons speelveld alleen nog maar groter is geworden. Zelfs bij een lockdown blijft de kracht van live communicatie in een online of digitale omgeving overeind staan. Maar uit die les komt een veel groter inzicht: we moeten ons focussen op always on events. Een strategie waar in een strategisch traject een bezoeker van jouw evenement, veel meer benaderd wordt als een lid van een community. Een community waar constant events (online, digitaal, hybride en fysiek) voor binding en community gevoel zorgen. 

Meer lezen over always on events? Always on events? Wat zijn dat en hoe vorm ik mijn eigen community? 

 

---

Heb jij nog aanvullingen?

Zes voorbeelden van hoe ons vak en onze rol als experience en live professional zich heeft aangepast in de afgelopen maanden. Heb jij nog praktische aanvullingen of nieuwe onderdelen van ons vak? Deel ze hieronder in de comments:

---