Winnaar Gouden Giraffe Publieksprijs (COVID-19): Project Playground

Het programma van dag 2 van de award uitreiking, woensdag 19 mei, kijk live mee op Facebook van EventBranche.nl:

PROJECT PLAYGROUND

Opdrachtgever: Boozed (initiatiefnemer), Sugar City, Sugar City Events, Bazelmans, Hete Peper, Plugged Live Shows, The Fireflies, Evite en overige partners.
Categorie: Relatie Events & Community Events
Fysiek of online event: Fysiek
Jaar: 2020

Korte omschrijving:
Project Playground is een inspiratie event voor branchegenoten. Het concept; een reis door de emoties die nodig zijn om in deze periode buiten kaders te kunnen denken, óf beter nog binnen kaders de rek op te kunnen zoeken en creativiteit te laten stromen. "Durf" is ook waar dit event om draaide. Met 2 initiatiefnemers begonnen en uiteindelijk met een team van 7 top bedrijven, die ook geloofden in onze visie, Project Playground gerealiseerd.

Gedurende 3 dagen met in totaal 5 sessies, hebben we corporate opdrachtgevers, organisatiebureaus en eventmanagers, locaties, mediabureaus, toeleveranciers en andere branchegenoten uitgenodigd. Een selecte groep van max 55 gasten per sessie, werd gedurende een dagdeel meegenomen in een reis over onze playground. In vier verschillende ruimtes met de thema’s Durf, Fantaseren, Leren en Delen & Spelen werden creatieve toepassingen gepresenteerd, waarbij alle zintuigen werden geprikkeld en men werd geïnspireerd anders te denken.

De beleving in iedere ruimte was uniek; decor, geluid, entertainment, catering en sprekers alles sloot op elkaar aan en zorgde voor kippenvel en blijvende herinneringen. De kennis en ervaringen die we hebben opgedaan bij het organiseren van een event binnen de richtlijnen van het RIVM hebben we gedeeld met branchemedia en eventorganisaties om zo gezamenlijk branche breed het belang van Live events én de mogelijkheden onder de aandacht te brengen.

Voor iedereen die er niet bij kon zijn is er een geweldige aftermovie samengesteld.



Hoofddoelstelling:
Laten zien dat events in tijd van Covid-19 beperkingen, gerealiseerd kunnen worden zonder afbreuk te doen aan concept, uitstraling en beleving en hiermee een boost te geven aan de complete event branche. Kortom om te laten zien wat er wel kan.

Subdoelstellingen
- Bezoekers te inspireren; Vertrouwen geven, angsten wegnemen, bevorderen van creativiteit, prikkelen, stimuleren.
- Delen van kennis en ervaring / leren van elkaar en van de dag.
- Kennis en oplossingen delen en presenteren vanuit leveranciers.
- Bezoekers een fijne dag en daarmee ook een goed gevoel geven. Even uit de dagelijkse sleur.
- Als laatste subdoelstelling vonden we het leuk als we er als organisatoren ook een paar directe sales leads uit zouden kunnen halen. Maar dat zou alleen een leuk extraatje zijn.

“Als professionals uit de markt naar je toekomen en zeggen dat het echt de leukste dag was die ze dit jaar hadden meegemaakt, is dat het grootste compliment wat je kan krijgen.”

Effect & Impact:
Project Playground heeft absoluut aangetoond dat het ook met regels en beperkingen mogelijk is om een heel tof, inspirerend event te organiseren.

Het resultaat van het event was een positieve boost bij de bezoekers en in de media. Het hoofddoel was daarmee zeker gehaald. De resultaten op korte termijn waren ook zeker aantoonbaar. We hebben direct na het event een vragenlijst laten invullen door de bezoekers.

We hebben ontzettend fijne feedback en mooie reacties mogen ontvangen. Voor onszelf als partners bleek de energie en de stimulans die daar bij vrijkwam, helemaal van enorme waarde. We waren weer echt trots om ondernemers in het eventvak te zijn en konden aan den lijven ondervinden welke meerwaarde LIVE echt heeft. De resultaten qua media aandacht hebben we gedeeld onder bovenstaande kopje/vraag. Ook al was het de allerlaatste subdoelstelling, alle partners hebben een groei in aanvragen en orders gezien, direct herleidbaar naar dit event.

Langdurig aantoonbaar was het effect van het event helaas niet omdat de omstandigheden op macro niveau kort na event en momenteel nog steeds er voor zorgen dat live events helemaal niet of als test zeer beperkt mogelijk zijn. We zijn er van overtuigd dat zodra er weer meer mag en kan, de deelnemers aan het event , maar ook de mensen die de communicatie hebben gevolgd, Project Playground als inspiratie zien en gebruiken om vol energie weer mooie events te ontwikkelen waarbij regels niet als beperking worden gezien maar gewoon als randvoorwaarden zoals we die altijd hebben. Waarom heeft dit concept, dit traject voor deze impact gezorgd? Conceptmatig wilden we voor een wow effect zorgen, de gedurfde ideeën konden nu niet door een opdrachtgever afgeschreven worden. Deze werden onderling juist omarmt en sterker gemaakt.

De enorme passie en gevoel voor urgentie vanuit de partners zorgde voor een enorme multiplier in de uitvoering van het concept. Budget was in dit geval eigenlijk geen issue, want eenieder wilde gewoon het aller tofste, aller beste event van het jaar neerzetten. De mix van partners zorgde ervoor dat er weinig externe kostenposten waren. Door en voor de branche zorgde er ook voor dat we allemaal de lat extra hoog legden. Het was een meerdaagse event waardoor we concept en uitvoering bij iedere sessie weer verder konden aanscherpen. Ook hebben we heel bewust gekozen voor het moment van 1 september. Een periode waar er gelukkig iets meer kon en de behoefte van de branche dus ook groeiende was. Hadden we meer kunnen doen? Qua event niet!

Met gesloten beurzen in een relatief korte tijd zo’n event neerzetten, is iets waar we heel trots op terugkijken. Naderhand hebben we wel even getwijfeld of we een PR of communicatiebureau in de hand hadden moeten nemen. Juist ook om de communicatie na het event met de doelgroep warm te houden, hun te blijven informeren en behoeftes te monitoren. Maar dan waren we aan onze primaire doelstelling voorbijgaan. En eerlijk we waren een tijdelijk Superteam die vóór de branche gewoon iets heel moois wilden realiseren.

De bal ligt nu weer bij de organisatiebureaus, de eventmanagers en alle andere organisatoren van events om ons als partners en afzonderlijke bedrijven uit te dagen en met hun mee te denken, zodat we met LIVE weer heel snel blijvende impact kunnen gaan realiseren.