Wat is de meerwaarde van een eventbureau?
Het blijkt irritatie nummer één bij eventprofessionals: het hardnekkige vooroordeel dat het organiseren van een evenement niet veel meer is dan een feestje organiseren. Maar het organiseren van een evenement met meerwaarde is een vak. Evenementen zijn een onmisbaar element binnen de marketingmix van veel bedrijven, met te behalen doelen en grote belangen voor de stakeholders. Een heuse branche, waar bovendien ook veel geld in omgaat. Gelukkig hoeven we deze feiten steeds minder uit te leggen, want sinds de evenementenbranche in coronatijd de barricaden opging, is ook de leek steeds meer overtuigd van het belang van een goed evenement. We laten het de professionals zelf nog één keer uitleggen: waar zit die meerwaarde precies?
De tijd dat de organisatie van een evenement ‘even’ intern werd weggezet bij iemand die wel leuk kon organiseren is gelukkig voorbij. Ook opdrachtgevers nemen het organiseren van een evenement steeds serieuzer. En dat is maar goed ook, want ook de bezoeker wordt steeds kritischer. Nadat we tijdens de coronajaren van de mogelijkheden van online evenementen hebben kunnen proeven, is de uitdaging om de bezoekers naar jouw evenement te krijgen nog groter geworden. Bezoekers willen vooral ‘waar voor hun tijd’, een bijzondere beleving of waardevolle netwerkmogelijkheden. De standaardvorm welkomstwoordje – keynotespeaker – subsessie - netwerkborrel is echt niet meer voldoende om mensen in beweging te krijgen.
.jpg)
Waarom organiseer je een evenement?
Het begint met goed luisteren naar de wensen van de klant en onderzoek doen naar het DNA van het bedrijf. De stakeholders van een evenement worden steeds belangrijker, net als het doel. Waarom organiseer je een evenement? Moet dit live? Wie zijn je beoogde bezoekers? Inmiddels zijn dit soort vragen niet meer te vermijden, maar nog niet eens zo heel lang geleden was het vragen naar het doel van een evenement – en nog belangrijker, het beantwoorden van deze vraag - redelijk vernieuwend. En daar komt het eventbureau om de hoek kijken: zij leggen een solide basis onder je evenement. Ze weten de juiste vragen te stellen, hebben de creativiteit om een waardevol concept uit te denken én maken hier vervolgens een samenhangend geheel van. ‘Dat zorgt niet alleen voor een meerwaarde op het gebied van beleving, maar ook op het gebied van kostenbesparing’, weet Susanne. Een écht goed bureau zal het je bovendien zeggen als een evenement eigenlijk geen meerwaarde heeft – en heeft ongetwijfeld een alternatief voor je!
Uitgebreid netwerk
Het ontwikkelen van een concept is een van de strenghts van een goed evenementenbureau, maar ook het netwerk is een belangrijke meerwaarde. Leveranciers, locaties, AV-partijen, de beste verhuurbedrijven. Een goed eventbureau heeft ze allemaal in het balboekje staan. Zo kunnen ze precies díe samenwerkingspartner vinden die het beste bij jouw evenement past. Drukke periode? Een bureau heeft altijd een streepje voor, leveranciers werken tenslotte ook het liefst met betrouwbare partners.
Ontzorgen
Natuurlijk is ook het ontzorgen een enorme plus als je ervoor kiest om een eventbureau in de arm te nemen voor het organiseren van jouw evenement. Niet alleen in de voorbereidingsfase – know how over vergunningen, veiligheid, regelgeving, verzekeringen - maar ook op de dag zelf scheelt een ervaren eventmanager een heleboel stress. Een eventbureau heeft simpelweg een stuk meer man- en slagkracht om een suces te maken van jouw evenement. Kun je bovendien wel wat hulp gebruiken op het gebied van marketing? Ook daar kunnen de meeste eventbureaus je mee helpen.
