Vrije ruimte Werkkostenregeling in 2023 naar 1,92 procent of toch naar 3 procent?
De werkkostenregeling, onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die de werkgever aan de werknemer geeft in het kader van de dienstbetrekking, zal in 2023 stijgen met 0,22 procent. In de praktijk betekent dat iets meer ruimte in zogeheten vrije ruimte waar werkgevers onbelast vergoedingen aan werknemers kunnen geven. Daaronder vallen ook fun en feestelijke interne events op locatie. UPDATE: toch 3 procent vrije ruimte?
Laten we meteen even de werkkostenregeling koe bij de hoorns vatten, want wat betekent dit in harde euro's:
De vrije ruimte binnen de WKR (Werkkostenregeling) bereken je over de totale fiscale loonsom van jouw bedrijf. Vervolgens geldt voor de vrije bestedingsruimte het volgende:
Vrije ruimte werkkostenregeling
U mag onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.
(Rijksoverheid.nl)
Tijdens de corona-jaren 2020 en 2021 werd die vrije ruimte verhoogd naar liefst 3 procent over de eerste 400.000 euro van de totale fiscale loonsom. In 2022 is dat percentage teruggebracht naar 1,7 procent en voor 2023 staat dus een verhoging naar 1.92 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom op de planning. Boven de eerste vier ton van de totale loonsom geldt een vrije ruimte van 1,18 procent over het resterende gedeelte van de totale fiscale loonsom. Kom je boven de totale vrije ruimte dan betaal je daarboven 80 procent belasting.
Wat betekent dit in de praktijk?
Uitgaande van een bedrijf met een totale loonsom van 500.000 euro is dit de ontwikkeling van de vrije WKR ruimte:
Vrije ruimte 2021:
- 3 procent vrije ruimte over 400.000,- euro = 12.000,- euro - 1,18 procent vrije ruimte over resterende 100.000 euro: 1.800,- euro
Totaal vrije ruimte: 13.800 euro
Vrije ruimte 2022:
- 1,7 procent vrije ruimte over 400.000,- euro = 6.800,- euro
- 1,18 procent vrije ruimte over resterende 100.000,- euro: 1.800,- euro
Totaal vrije ruimte: 8.600,- euro
Vrije ruimte 2023:
- 1,92 procent vrije ruimte over 400.000,- euro: 7.680,- euro
- 1,18 proecnt vrije ruimte over resterende 100.000,- euro: 1.800,- euro
Totaal vrije ruimte: 9.480,- euro
UPDATE: alsnog 3 procent vrije ruimte?
Na publicatie van bovenstaande trok Michel Kooij van Publiq Belastingadviseurs aan de bel:
Er zijn bij de behandeling van het Belastingplan twee moties aangenomen om de vrije ruimte verder te verhogen. In één van de aangenomen moties is verzocht om de vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2023 eenmalig uit te breiden naar 3%. Uit de motie blijkt alleen niet of dit geldt voor de 1e schijf tot een loonsom van € 400.000 of ook voor het meerdere. Daar zal binnenkort meer duidelijkheid over komen als een aangepast wetsvoorstel naar de Kamer wordt gestuurd.
Wordt dus vervolgd...
Welke evenementen vallen onder de Werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is bedoeld voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van werkgever naar werknemer. Dat betekent dat alleen events met een volledig of overwegend fun karakter onder deze regeling vallen. Het meest heldere en toegankelijke voorbeeld is het bedrijfsfeest. Daarover zegt Werkkostenregeling.nl:
Bij personeelsfeesten gold voorheen een maximum bedrag van € 454 dat per werknemer per kalenderjaar onbelast uitgegeven mocht worden. Na invoering van de WKR is dit anders, personeelsfeesten worden gezien als belast loon van de werknemer tenzij een werkgever ze in de genoemde vrije ruimte onderbrengt. Eigenlijk is dat een verslechtering want een werkgever is nu ineens afhankelijk van de nog beschikbare vrije ruimte of de kosten van een feest belast of onbelast zijn. Als het als loon van de werknemers wordt aangemerkt, dient er gewoon belasting over te worden betaalt, als het in de vrije ruime past is het onbelast.
Personeelsfeest op eigen locatie
Er geldt na de invoering van de WKR echter een uitzondering, als het feest gegeven wordt op de werkplek, hebben de consumpties een nihil-waardering. Dan betaalt de werkgever daarover geen belasting én het legt geen beslag op de beschikbare vrije ruimte. Als er ook maaltijden worden gebruikt geldt daarvoor het normbedrag van € 3,35 per maaltijd. Dat bedrag kan tot het loon van de werknemer worden gerekend maar kan in plaats daarvan ook als eindheffingsloon in de vrije ruimte worden ondergebracht. De werkplek wordt hierbij omschreven als een plek waarvoor de werkgever Arbo-verantwoordelijk is. Dat kan dus ook een andere vestiging, een kantoor of locatie van het bedrijf zijn. Als het feest met meerdere bedrijven gelijktijdig gegeven wordt, worden de kosten evenredig naar het aantal deelnemende werknemers gesplitst.
Feesten op een externe locatie worden wél als belast loon aangemerkt, maar kunnen in plaats daarvan ook weer in de vrije ruimte ondergebracht.
Als een werkgever een personeelsdag buiten de deur organiseert waar een studieochtend of een strategiebespreking onderdeel van uitmaakt, vallen deze onder de vrijstelling voor cursussen en congressen. Als het middaggedeelte vervolgens bestaat uit karten, paintballen of een kookcursus, zijn de kosten daarvan wel belast loon van de werknemer, of kunnen deze in de vrije ruimte worden ondergebracht. Het is daarom verstandig om van de kosten van een dergelijke personeelsdag gesplitste facturen in de administratie te bewaren.
