Verhoog de ROI van je evenement in drie stappen (2/3)
Het verbeteren van de ROI van een evenement draait niet alleen om het vergelijken van de kosten met de waarde die het oplevert. In deel 1 spraken we over het gebruiken van de unieke voordelen van live evenementen. Zo kunnen o.a. de opzet van je evenement en de manier waarop je een boodschap communiceert, bijdragen aan het verbeteren van je ROI. Dit keer stap twee: het verkrijgen van data.
Eén van de meest besproken trends van dit moment is het verkrijgen van data door het automatiseren van evenementen. Op deze manier kun je het aantal en de kwaliteit van de klantbetrokkenheid vergroten. Dit kan o.a. door een Meeting Automation Platform.
Wat zijn ‘Meeting Automation Platforms’ precies?
Eventorganisatoren steken veel tijd in het plannen en beheren van evenementen, maar handmatige processen zijn meestal foutgevoelig en leveren een minder dan optimaal resultaat op. Meeting Automation Platforms (MAP's) zijn platforms die specifiek zijn ontworpen voor het uitvoeren van kritieke taken, zoals het plannen en organiseren van evenementen, die in realtime statistieken kunnen analyseren. Deze systemen kunnen het handmatige werk, dat nodig is om aan een goede planning te voldoen, met wel 80 procent verminderen. Met een paar klikken plannen, beheren en analyseren, betekent dat je het meeste uit je tijd kunt halen. Je hoeft niet langer te vertrouwen op ongeorganiseerde notities en informatie; automatiseringssystemen voor evenementen houden alles op één plek.
Automatisering betekent betere rapportage over belangrijke gebieden
In het verleden was het bijna onmogelijk om gedetailleerde analyserapporten over belangrijke onderdelen van een evenement te verkrijgen; nu gebruiken we technologie om bijna elke interactie te registreren. Zo zijn software voor het plannen en beheren van bijeenkomsten, om te voldoen aan de behoefte van gestroomlijnde processen en verbeterde verantwoordingsplicht, in opkomst. Platforms zoals Jifflenow, EventBrite, DoubleDutch en Smart Event Manager automatiseren de workflow en integreren registratieoplossingen en eventapps om een betere datagestuurde analyse te bieden.
Het analyseren van evenementen kan veel vertellen over de efficiëntie van je marketing en sales, en of de inspanningen de moeite waard waren of niet. Statistieken zijn hierbij een noodzaak om de impact en de inkomsten te kunnen meten. Want dat wat kan worden gemeten, kan worden verbeterd. Met een automatiseringssysteem wordt het makkelijker dan ooit om leads te verzamelen en te verwerken, en de ROI na afloop te analyseren dankzij de moderne lead capture-technologie. B2B bijeenkomsten zijn een belangrijk element bij het stimuleren van de verkooppijplijn en de omzet, maar het kan moeilijk zijn om de efficiëntie ervan te bewijzen. Platforms en technologie zoals deze maken het rechtvaardigen van investeringen in evenementen en het leveren van nauwkeurige ROI-rapporten eenvoudig en effectief.
Automatisering betekent schaalbaarheid
Het hele punt van automatiseren is om eventprofessionals sneller te laten werken (met een betere beveiliging en gegevensintegriteit). Door het uitvoeren van routinematige taken met behulp van automatisering, kunnen eventmanagers hun inspanningen aanzienlijk opschalen met slechts een kleine toename van hun eigen inspanningen. Het verwerken van de informatie voor één lead of deelnemer kan met hetzelfde aantal klikken / acties worden gedaan als het verwerken van 1000 leads.
Door alledaagse taken te automatiseren, kun je betere bezoekerservaringen en verbeterde resultaten bieden. Eventplanners die gebruik maken van automatiseringen, kunnen zich richten op de creatieve en menselijke kant van planning. Ondersteund door een geautomatiseerd proces geeft dit meer rust, vrijheid en tijd om te doen waar je goed in bent zonder afleiding.
Automatisering betekent betere gegevensbeveiliging, compliance en integriteit
Het automatiseren van je evenement zorgt ook voor veiligere live momenten en meer naleving van strikte privacy- en beveiligingsvoorschriften. E-mails en spreadsheets zijn gewoon niet meer de meest betrouwbare tools als het gaat om bedrijfsgevoelige gegevens. Er zijn hoge alternatieve kosten in geval van fouten en met de GDPR-regels kun je problemen ondervinden met het gebruik van e-mail. Met minder handmatige administratie en taakbeheer kunnen dezelfde taken worden uitgevoerd door minder mensen met een hoger beveiligingsniveau.
Bovendien, met gegevens die van systeem naar systeem stromen zonder handmatige invoer, hoeven gegevensbeheerders zich alleen bezig te houden met de integriteit van de brongegevens en lopen ze niet het risico deze te beschadigen, omdat ze deze op verschillende plaatsen handmatig reproduceren.
>> Bekijk hier deel I: Verhoog de ROI van je evenementen in drie stappen (1/3)
4 Reasons Why Events Are The Best Marketing Investment is a sponsered post by Jifflenow and first appeared on Eventmanagerblog.com
EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.
