Telefoon roodgloeiend bij locaties en bureaus, maar uitdagingen stapelen zich op

Het EventPlatform kwam direct na de persconferentie met een statement: 'Duidelijkheid voor zakelijke evenementensector geeft branche en opdrachtgevers vertrouwen en ruimte om aan de slag te gaan. We maken een hele grote stap voorwaarts. Vooral het volledig loslaten van de 1,5 meter en het niet langer moeten placeren geven de branche de ruimte om, samen met opdrachtgevers en deelnemers, aan de slag te gaan en nieuwe plannen te maken', aldus Riemer Rijpkema, woordvoerder van Eventplatform en CLC-VECTA, die de zakelijke evenementenbranche vertegenwoordigen. 'Hoewel we nog niet terug zijn bij volledig open gaan zonder beperkingen, merken we wel dat we een hele grote stap voorwaarts maken. De behoefte om elkaar face-to-face te ontmoeten is enorm en het belang van netwerkmomenten en –activiteiten, vak- en publieksbeurzen, bedrijfsfeesten en –uitjes is evident. We merken dat de duidelijkheid die het kabinet nu geeft, zorgt voor vertrouwen bij opdrachtgevers, bedrijven en deelnemers om gemaakte plannen uit te voeren.' 

EventBranche.nl maakte een rondje langs de velden, waarbij zowel bureaus als evenementenlocaties laten weten dat er echt weer beweging in de markt zit. Daarbij waren al heel veel events doorgeschoven naar Q4. De hoop is dat deze events, die qua aantallen veelal nog kozen voor kleine groepen en ruimte, wellicht in de komende weken nog opgekrikt worden qua bezoekers aantallen. Immers capaciteiten tot 75 en zelfs 100 procent horen weer tot de mogelijkheden. Zowel locaties als bureaus geven aan de afgelopen weken en zelfs maanden voor Q4 meerdere concepten voor één opdrachtgever te hebben gemaakt, om mee te kunnen bewegen met de mogelijkheden. De komende dagen moeten uitwijzen of opdrachtgevers voor de maximale capaciteit gaan of toch nog voorzichtig zijn met de aantallen.

Vele uitdagingen

Toch is er niet enkel een positieve ‘vibe’ in de branche. Er zijn nog uitdagingen waarmee we aan de slag moeten. De sector heeft 1,5 jaar stilgelegen en dat heeft veel ondernemers hard geraakt.' Ook hier geeft een rondje langs de velden een helder praktijkvoorbeeld. EventBranche.nl zette aan de hand van die geluiden de vele en soms grote uitdagingen op een rij:

1. Gebrek aan handen en kennis

De eventbranche kent relatief weinig faillissementen maar de branche is aan de achterkant letterlijk leegelopen. Mensen zijn weg. Handen zijn weg, terwijl die straks in de opstart massaal nodig zijn. De geluiden uit de praktijk zijn daarbij ook nog eens de extra mensen die nodig zijn om een soepele doorstroom bij het corona app checken aan te bieden. 

EventBranche Tip: we weten dat het een druppel op de gloeiende plaat is, maar na deze bizarre maanden waar collega's elkaar lang niet gezien hebben en relaties al helemaal niet, is het een tip om nog voor de hostessen en/of beveiligers de directie of management van jouw bedrijf de corona-app check uit te laten voeren. Persoonlijk en 'gratis' handjes.

2. Gebrek aan kennis en ervaring

Maar ook kennis en ervaring zijn uit onze branche verdwenen. Die experts zochten hun heil elders of werden ontslagen in de afgelopen periode. Bureaus krijgen al verzoeken van andere bureaus om personeel tijdelijk in te huren voor als straks de volle agenda's tot events moeten gaan leiden. 

EventBranche Tip: Wees open naar je opdrachtgever. Leg de situatie in de branche uit en realiseer je dan dat de eerste events draaien om de grootste oerkracht van live: elkaar weer ontmoeten. Dus moet het meteen het meest over the top event uit de historie worden? Nee, benut de kracht van ontmoeten en dat kan met minder mensen, zo lang dat moet. Daarnaast: freelancers en ZZP-ers. Zoek ze, vind ze! Ze hebben 1,5 jaar op droog zaad gezeten.

3. Agenda overload, doorgeschoven events bieden geen ruimte voor verruimde events

Ok, dus de telefoon begon meteen na de persconferentie te rinkelen, maar de realiteit is iets ingewikkelder dan volgooien die handel...Want honderden events zijn de afgelopen maanden doorgeschoven en doorgeschoven. En waar zijn ze allemaal terecht gekomen? Precies, in Q4 van 2021 en Q1 van 2022. In de praktijk zijn dat soort evenementen dus al wel in de voortrajectfase en dus is de vraag kunnen opdrachtgevers deze events nog opkrikken naar grotere aantallen. Heel belangrijk voor locaties, want ondanks zelfs regelmatig goed gevulde agenda's is de forecast van de grote evenementenlocaties van Nederland een omzet van 50 procent tov Q4 in 2019, voornamelijk door kleinere aantallen. De hoop is dat bedrijven alsnog hun aantallen upgraden.

EventBranche Tip: Ga in overleg met de opdrachtgevers die hun Q4 / eindejaarsevenementen vooralsnog verspreid hadden over 2 of zelfs 3 dagen. Kun je met de verruimde max pax terug naar een 1 daags evenement? Iedereen weer bij elkaar op 1 dag, wie wil dat nu niet? Daar zit onderhandelingsruimte: vind elkaar qua budget en creeer zo ruimte in de agenda. 

4. Steun stopt volledig

Het EventPlatform zegt hierover: 'Ondersteuning bij het terugbetalen van schulden en het vermogen om te kunnen investeren en innoveren is van groot belang om internationaal voorop te kunnen blijven lopen. Voeg daarbij de lange voorbereidingstijd die nodig is voor een evenement en de nog van kracht zijnde reisbeperkingen, die maken dat we niet vanaf 25 september volledig kunnen draaien en het feit dat er nog onvoldoende duidelijk is of en op welke steun de branche kan rekenen na 1 oktober.' En zo is het. We moeten blijven strijden al is het alleen maar omdat de wisselende maatregelen (natuurlijk samenhangend met de grillige pandemie) er steeds weer voor zorgden dat we als branche moesten inkrimpen, dan hoop kregen en optie en dus moesten opschalen om vervolgens alles weer af te zeggen en te annuleren. Dat heeft veel tijd, energie en geld gekost, dus laten we nu niet met de finish inzicht, diezelfde finish 500 meter verderop leggen. Wie A tot en met Y zegt, moet ook Z zeggen. 

EventBranche Tip: EventBranche.nl komt binnenkort met een praktijkonderzoek: lukt het eventbedrijven op te starten zonder steun of is dat een onmogelijke uitdaging. De tip: werk hier aan mee, wij zullen de uitkomsten meegeven aan het EventPlatform. 

5. Test samenleving

Uit de praktijk: groot intern evenement, van een internationale telecom-aanbieder. Alle lichten op groen. Echter CEO annuleert. Hij wil met de verplichte corona check app geen collega's die niet gevaccineerd zijn voor het blok zetten. 

6. Thuiswerk-modus

Er zijn veel (veelal) multinationals die bij hun afkondiging blijven: sowieso tot eind 2021 thuiswerken. Dat hier uiteindelijk een modus gevonden gaat worden waarbij een nieuwe balans tussen thuiswerken en op kantoor zijn ontstaat, staat buiten kijf. Het weerhoudt grote opdrachtgevers nu van het organiseren van evenementen.

EventBranche Tip: Een pro-actieve benadering richting deze opdrachtgevers om na maanden juist wel te kiezen voor een samenkomst op een evenement. Dat is dan ook meteen hét moment om naast ontmoeten en weer samenkomen, de toekomst en de balans tussen thuis en kantoor vorm te geven.  

7. Lange opstart periode

De realiteit van de eventbranche is niet: het mag weer, morgen zijn er weer events. Nee, dat kost weken, zo niet maanden. Zeker bij business events, waarbij het evenement het hoogtepunt van het voortraject is en het startpunt van een natraject...het zijn strategische onderdelen van de marcom-mix. Dus gaan we een periode in waar wellicht doorgeschoven events de agenda's bepalen en de opstart naar rendabele grotere omvang evenementen pas in Q1 2022 terug zullen keren.

EventBranche Tip: De kracht van de eerste evenementen na de event-lockdown van COVID-19 zit in het ontmoeten, het samenzijn. En natuurlijk weet iedere opdrachtgever en eventprofessionals dat de ultieme kracht van een event in de strategische en trajectmatige aanpak zit, maar onderschat dan niet wat het samenbrengen van mensen nu kan doen. Kortere aanvliegroute, kortere planning en natuurlijk wel perfect organiseren en regisseren, doelstellingericht. Wij denken dat het in kortere aanloop kan.

Weten wat er wel en niet kan vanaf 25 september?