Politie zoekt nieuwe balans tussen live communicatie en online

Je overdrijft niet door te stellen dat Michèle van de Craats en Eva de Veth een uitdagende job hebben. Ondanks het feit dat het werk van deze professionals van de Dienst Communicatie bij de politie de afgelopen periode niet altijd makkelijk is geweest, hebben ze grote stappen gezet in het professionaliseren van live communicatie bij de politie. Natuurlijk is er veel veranderd. Hoe ging het er in het verleden aan toe, hoe is het nu en vooral hoe ziet de toekomst van live communicatie er uit?

Doelstellingen

Michèle van de Craats is coördinator Team Congressen & Evenementen Politie Nederland. Daarvoor werkte ze als zelfstandig eventmanager bij Aagje inC. Toen ze in de zomer van 2018 in haar huidige functie bij de politie begon, was het vooral ‘u vraagt, wij draaien.’ Het team werd met name gevraagd om de facilitaire zaken, zoals deelnemersregistratie, locatie, catering, techniek, te regelen. Zonder dat er concreet werd stil gestaan bij het gewenste effect, de doelstellingen en de realisatie hiervan.

Stappenplan

“Met onze bijdrage willen wij echt het verschil maken voor onze interne opdrachtgevers. Hiertoe werken wij aan de hand van een stappenplan; van gewenst effect naar gerealiseerd effect. Dit stappenplan hebben wij uitgewerkt in tekst en beeld en laten vormgeven in een fysieke klapper. Tijdens het briefinggesprek nemen wij onze opdrachtgevers mee in deze voor hen nieuwe aanpak. En zoals dat gaat bij veranderingen zijn er mensen die er aanvankelijk wat moeite mee hebben en er zijn mensen die gelijk het hogere doel zien en enthousiast meegaan”, aldus Van de Craats.

Eva de Veth is adviseur Congressen en Evenementen bij de Politie Nederland: “In het begin moet je soms door wat weerstand heen. Onze eventstrategie is heel helder en is prima uit te leggen. We kunnen dat inmiddels illustreren met tal van praktijkvoorbeelden. Als je kunt laten zien, dat het werkt, is het niet zo moeilijk om mensen te overtuigen.”

Groter geheel

“Een event is eigenlijk nooit een op zichzelf staand iets. Het is vaak een onderdeel van een groter geheel, een strategie of campagne, waarin we altijd streven om van één plus één drie te maken. Het organiseren van een event is kostbaar. Daarbij werken we in een organisatie waar, ook van buiten, kritisch naar budgetten wordt gekeken. Reden genoeg om hier zeer zorgvuldig en weloverwogen mee om te gaan.”

“Juist toen we goed op dreef waren, brak de coronapandemie uit. Dat zorgde natuurlijk wel voor een extra stuk uitdaging. Maar de aanvragen bleven binnenstromen bij ons team, waardoor we zelfs in deze rare tijd hebben moeten uitbreiden”, aldus Van de Craats.

Van een tijdperk met live communicatie bestaand uit alleen maar fysieke events moest het roer na het uitbreken van corona vrij snel om. De Veth: “We hadden nog geen idee van de impact van het virus. Aanvankelijk werden veel events met enkele maanden verplaatst, want dan zou alles wel weer normaal zijn. Toen na een paar maanden bleek hoe ingrijpend de pandemie was, zijn we snel gaan schakelen.”

Ineens moest alles online. “We hebben ons eerste online event nog vaak teruggekeken. Een kleine studio midden op ons kantoor, veel te grote tafel met onwennige sprekers voor drie camera’s. Daar moeten we nu wel een beetje om lachen. We hebben sinds dat moment een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Het was een prima begin, maar we zijn inmiddels tal van mooie producties verder.”

Toen de impact van corona goed was doorgedrongen en de verschuiving naar online duidelijk was, werd de lat gelijk hoog gelegd. “We hebben tv-programma’s als norm genomen. We hebben ons onder andere laten inspireren en bijscholen door de eindredacteur van het televisieprogramma Misdaadcollege. Tot op de dag van vandaag plukken we daar de vruchten van.”

Effectiviteit

Juist ook omdat de politie een voorbeeldfunctie heeft, verdween live communicatie ver naar de achtergrond en was het online wat de klok sloeg. “Maar gelukkig beseften we vrij snel dat online veel voordelen biedt. Zeker voor een organisatie als de politie. Voor een fysiek event heb je veel reisbewegingen. Dat vergt veel kostbare tijd en levert capaciteitsproblemen op binnen de eenheden. Door de effectiviteit van online ontstond er tijdswinst en zagen we het aantal deelnemers ineens stijgen. Mede door de mogelijkheid tot het on-demand terugkijken van events.”

Live communicatie zal zeker weer terrein terugwinnen na de pandemie. Maar voor de politie zijn online events absoluut een blijvertje. “Online is in veel gevallen een goede vervanger of aanvulling. We hebben veel geleerd en er zijn veel online ontwikkelingen geweest. Die opmars die online heeft gemaakt, gaat nooit meer weg. De keuze aan eventvormen waaruit we kunnen kiezen is flink toegenomen. Daar doen we ons voordeel mee.”

Fysieke event

“De hybride toepassing die nu populair is, zal bij ons in een iets andere vorm ingezet worden. Niet een online registratie van een fysiek event, maar bijvoorbeeld twee vormen voor twee aparte doelgroepen, die parallel aan elkaar kunnen verlopen. Bijvoorbeeld een internationaal congres over het 3D printen van wapens, waarbij de plenaire en algemenere inhoud te bekijken is door een brede groep geïnteresseerde online kijkers. Dit programma wordt nadien ook on-demand aangeboden. Op het fysieke event komen alleen de ingevlogen experts op dit vakgebied bij elkaar om de diepte in te gaan in diverse productgroepsessies. Voor hen is die fysieke ontmoeting juist van toegevoegde waarde.”

Meten

Om te blijven ontwikkelen wordt ook heel goed gekeken naar wat de evenementen opleveren. “We meten kwantitatief. Onder andere hoeveel mensen komen er naar je event. Dan blijken de online events erg goed te scoren, wat natuurlijk mede te danken is aan de efficiency en de laagdrempeligheid. Ook kwalitatief meten we onze inspanningen. Bereiken we met het event wat we willen bereiken of kunnen we zaken verbeteren. Met al deze waardevolle inzichten zijn we in staat ons steeds verder te verbeteren.”

Tot slot, wat zien deze twee professionals in de toekomst? Eva de Veth: “De omslag die we hebben meegemaakt richting online door de coronacrisis was gigantisch. We hebben inmiddels een enorme berg kennis en ervaring, die we blijven toepassen én ontwikkelen op zowel fysieke als online events.”

Storytelling

Michèle van de Craats is het daar mee eens. Zij ziet bovendien een belangrijke rol weggelegd voor storytelling; sterke, relevante inhoud in een goed en aansprekend verhaal. “Er gebeurt al veel op het gebied van storytelling. Ik denk dat we hier nog een stap verder in kunnen gaan. Zowel fysiek als online. Bij fysieke events heb je meer mogelijkheden om je publiek te raken. Denk aan de inrichting en aankleding van de locatie, maar bijvoorbeeld ook aan de catering. Online vergt een heel andere aanpak. Daar heb je meer compactheid en meer snelheid nodig. Storytelling, je publiek echt boeien en raken, en daarmee in beweging brengen, dat is wat we de komende tijd nog meer gaan doen.”

(foto: Politie)