Leonie Pluyter (Beau Business Events) over hoop, vragen, onzekerheid en de praktijk

Mijn telefoon stond roodgloeiend van de appjes, de dag dat de nieuwe garantieregeling van de overheid bekend gemaakt werd. De overheid staat met dat fonds vanaf 1 juli 2021 grotendeels garant voor de gemaakte kosten als een concert, festival, sportwedstrijd of congres toch niet kan doorgaan als gevolg van coronabeperkingen.

Daarvoor zet het kabinet 385 miljoen euro opzij. Dat is geweldig nieuws! Het zet een datum en een paaltje. En we snakken allemaal zo hard naar een ijkpunt. Al betekent dat gezette paaltje nog niet: evenementen zijn vanaf 1 juli weer toegestaan. Dat willen we er allemaal héél erg graag in lezen, maar dat was niet de boodschap. Natuurlijk ben ik ondanks dat dat er niet bij stond, ook erg enthousiast over dit fonds. Het geldt overigens niet voor evenementen zoals ik die met Beau Business Events organiseer, want er zitten nog wel wat - en ik denk terechte - haken en ogen aan de bijbehorende voorwaarden. Het geldt bijvoorbeeld niet voor gratis evenementen. Een andere voorwaarde is, dat je de 2 direct voorafgaande edities een annuleringsverzekering op de events moet hebben gehad. Dat hebben maar weinig organisaties, want die verzekeringen zijn erg duur.

“De verwachting is dat begin juli alle volwassenen die gevaccineerd willen worden, minstens één prik hebben gehad. Het kabinet gaat ervan uit dat daarmee veel van de beperkende maatregelen tegen het coronavirus kunnen worden versoepeld, al is het niet denkbaar dat dan al evenementen mogelijk zijn zoals voor corona.”

Zo’n positief bericht levert naast een beetje zekerheid meteen ook weer een hoop vragen op. Ik heb geprobeerd het een en ander op een rijtje te zetten. Zo kan ik misschien het beste uitleggen (niet in de laatste plaats aan mezelf) waarom ik bepaalde afwegingen heb gemaakt, dan wel ga maken. Ik heb de laatste maanden alles wat ik maar kon vinden over corona met betrekking tot evenementen gelezen. Ik heb alle stappen van de Eventbranche.nl, Fieldlabs en Guido Weijers als een ekster die een glimmertje ziet, in de gaten gehouden. Twitter en Linkedin verslonden, Clubhouse discussies verorberd en interessante podcasts geluisterd. Met name de gesprekken van Gijs Groenteman met viroloog Jaap Goudsmit vond ik recentelijk heel erg verhelderend. Luister (tip!!) via deze link.

Wel in een week annuleren, niet organiseren
Waar wij als organisatoren van evenementen mee te kampen hebben, is dat je een evenement wel een week van te voren kunt annuleren, maar niet organiseren. Dat is een beetje het vacuüm waar wij ons nu in bevinden. Het (voor-)werk moet NU gebeuren met het risico dat dat tevergeefs blijkt te zijn. Per evenement moet je dus een lastige afweging maken…

BARREL Food Truck Fest Emmen stond gepland voor het laatste weekend van juni. Afgelopen januari heb ik in overleg met de gemeente Emmen (onder voorbehoud) alvast een alternatief weekend op de zomerkalender gereserveerd voor het geval dat evenementen niet met ingang van 1 juni, maar wel vanaf 1 juli toegestaan worden, namelijk op 9, 10 & 11 juli 2021. Ook de BARREL foodtruckers zijn hiervan op de hoogte en de meesten zijn gelukkig flexibel inzetbaar en beschikbaar.

Nationaal Evenementenplan
Ondertussen heeft op 6 maart jl. het Eventplatform en de Alliantie van Evenementenbouwers het Nationaal Evenementenplan gepresenteerd. Een integraal evenementenplan, waarin de sector de handen ineenslaat om op een verantwoorde manier weer live evenementen te organiseren. Een plan met een heel heldere ambitie: vanaf 1 juli 2021 weer zakelijke en publieksevenementen met volledig publiek en zonder 1,5 meter afstand. Download hier de pdf (1 pagina) van het Nationaal Evenementenplan. Vervolgens maakte Lowlands (60 duizend bezoekers) dinsdag 16 maart 2021 de namen van enkele tientallen artiesten bekend die het inmiddels heeft geboekt voor het weekend van 20 augustus. Pinkpop, dat voor juni gepland stond, is verplaatst en heeft de vergunning aangevraagd voor het laatste weekend van augustus. 

Afgelopen weekend werden er in Biddinghuizen twee testevenementen gehouden, een dance- en een popfestival, om te onderzoeken hoe dat zo veilig mogelijk kan. Al met al zorgt de branche dus zelf ook echt voor beweging en testresultaten om vooruitgang te pushen en gefundeerd beleid door de overheid mogelijk te maken. Het is nu van belang dat er snel duidelijkheid komt over de voorwaarden die worden gesteld om festivals en evenementen te organiseren in de zomermaanden. Komen er sneltests, moeten mensen bewijzen gevaccineerd te zijn? Moeten mensen zich op het terrein aan de anderhalvemeterregel houden? Duidelijkheid is vooral nodig voor de volgende stap, de benodigde vergunning. Gemeenten, de verstrekkers van de vergunning voor een evenement, hebben houvast nodig om een aanvraag te kunnen toe- of afwijzen of bijsturen. Organisatoren kunnen wel in alle mogelijke scenario’s denken en dat regelen. Dat is immers ons vak. Ambtenaren hebben kaders nodig op basis waarvan zij onze ideeën kunnen toetsen. Het is erg belangrijk dat daar ook snel meer over bekend wordt gemaakt, zodat vergunningstrajecten in werking worden gesteld. En dat geeft ambtenaren hopelijk ook de vrijheid met ons mee in mogelijkheden te durven denken.

In een volgende podcast over dit onderwerp van Gijs Groenteman met viroloog Jaap Goudsmit die ik luisterde verdiepen de heren het voorgaande gesprek. Hierbij gaan zij nog wat verder in op de vaccinatiestrategie en daarmee komt ook naar hun idee het einde van de coronacrisis voorzichtig in beeld. En wat hierin extra interessant is, is dat ook in dat gesprek wederom als datum 1 juli tevoorschijn komt. Luister deze podcast hier.

Als het moet, dan kan het
Door al deze input geloof ik erin dat we na 1 juli weer dingen kunnen doen. En dan bij voorkeur zonder strepen en pijlen, zonder hekjes, zonder spatschermen, zonder afstand en zonder mondkapjes. Maar dat blijft voorlopig afwachten. Als het moet, kan BARREL ook met dat soort maatregelen doorgaan. We kunnen mensen registreren door online kaartverkoop in te voeren, je kunt van tevoren verklaren gezond te zijn en we kunnen eventueel het aantal bezoekers limiteren tot een bepaald aantal. Dat is niet de wenselijke situatie, maar als het moet dan kan het.

Een dergelijk plan met corona aanpassingen was het afgelopen jaar al voor MM Culinair bedacht en gemaakt. MM Culinair (altijd het eerste weekend) in september staat absoluut ook nog op de agenda! En dat maakt misschien nog wel meer kans om door te kunnen gaan. Ik zeg misschien, omdat enerzijds de kans nog veel groter is dat de vaccinaties tegen die tijd gedaan zijn. Maar anderzijds we daar nog moeten afwachten welke restaurants deze crisis overleefd hebben en dan nog fier overeind staan en in staat zijn om mee te doen aan zo’n evenement. Verder kom je daar de uitdaging nog tegen dat als alles en iedereen nu ineens events naar september gaat verplaatsen, er een run op de technische leveranciers, security en (horeca) medewerkers komt die je ook niet mee wil maken. Maar dat zien we dan en komt vast ook wel goed. Bij een branche die zo veerkrachtig en creatief is als deze, heb ik daar eigenlijk alle vertrouwen in.

RESUME:
nog steeds speculatief maar weloverwogen heb ik besloten om BARREL Emmen met 2 weken te verplaatsen, zodat we in juli 2021 terechtkomen. Keep your fingers crossed!

BARREL FOOD TRUCK FEST EMMEN verplaatst naar 9, 10, 11 juli 2021

BARREL FOOD TRUCK FEST HARDENBERG 24 & 25 juli 2021

MM CULINAIR, EMMEN 4 & 5 september 2021