IDEA 20 jaar Events2be: het eventbureau bij uitstek voor de ICT sector
IDEA, de Independent Dutch Event Association, bestaat 20 jaar. Daarin groeide de bracheorganisatie voor live communicatie en eventmarketing bureaus niet alleen uit tot een keurmerk voor haar leden, maar bewees het onder meer tijdens de corona-crisis haar absolute meerwaarde als voorvechter en belangenbehartiger. EventBranche.nl interviewt de komende weken diverse IDEA-bureaus over de meerwaarde van het IDEA-lidmaatschap en hun kijk op de huidige eventwereld. Nieuw lid Events2be is al jaren een vaste waarde in bureauland en heeft een opvallend klantenbestand: “95 procent van onze opdrachtgevers zit in de ICT-sector, daar hebben we veel slimme lessen opgedaan die ook voor andere sectoren zeer bruikbaar zijn.”
Events2be, opgericht door Patricia Straten, is een nieuw IDEA-lid en al bijna 15 jaar een vaste waarde in bureauland. Het klantenbestand van Events2be mag best opvallend worden genoemd: 95 procent van hun opdrachtgevers zit in de ICT-sector.
Het bureau in Woudenberg heeft een heldere visie op het vak van live communicatie:
“Omdat veel van onze opdrachtgevers in de ICT-sector werkzaam zijn, sta je steeds weer voor een uitdaging. Dit is namelijk bij uitstek de branche van vernieuwing, terwijl veel events in de ICT-wereld traditioneel zijn. Wij zijn steeds weer op zoek naar iets nieuws. Daarbij zijn een lagere no show en meer impact onze drijfveren. Wij hebben een grote slag geslagen door de vorm van organiseren anders te bekijken. Door het volledig op maat maken van events en daarbij het loslaten van de standaard, blijft ons klantenbestand in de ICT groeien. Overigens, de lessen opgedaan in de ICT-hoek zijn ook voor andere sectoren zeer bruikbaar.”
Maar wat is dan jullie anders-dan-anders aanpak?
“Evenementen binnen de ICT-wereld bestaan meer dan eens uit het standaardconcept: grote groepen in een locatie, veel zenden, weinig verrassend, met hoge no show en soms zelfs gapende bezoekers op hun stoel tot gevolg. Bij opdrachtgevers stellen we dan ook vaak een totaal ander eventconcept voor. Kies bijvoorbeeld eens voor vier groepen van 25, in plaats van eentje van 100. Daarbij is het zo veel effectiever om de inhoud in kortere sessies te presenteren. En of het uiteindelijk nou grote of kleine groepen zijn, maak dan de overdracht van kennis ook luchtiger.”
Dat is best makkelijk gezegd, maar hoe ziet dat er dan uit?
“Onlangs organiseerden wij een evenement voor grotere groep deelnemers, maar verpakten we de kennisoverdracht in een ‘sterrenlunch’. Met presentaties van maximaal 20 minuten, afgewisseld met een lunch op Michelin-sterren niveau en entertainment krijg je echt een andere vorm. Eentje waar niemand als bezoeker het als een lange dag ervaart. Je doorbreekt zo het eenzijdig vertellen en zenden.”
Voorbeeld event Events2be:
Dineren in een Porsche garage
Wij kregen de uitdagende vraag om voor een directie event iets bijzonders te bedenken. Een event in Nederland waar men bij aanwezig wil zijn. Dé uitzondering die men maakt in de agenda om hierbij aanwezig te zijn. Wij bedachten een diner op een unieke locatie en vonden die ook in Oegstgeest; een Porsche garage als verrassend decor voor het diner. En dan letterlijk dineren tussen deze klassieke old timers.
De high end uitstraling van de locatie en de prachtige culinaire signaturen (hoogwaardige en dagverse producten geleverd door lokale leveranciers) maakten het diner tot de ultieme beleving! Het pakhuis met fraaie houten spanten in het hoge dak, de lichte open ruimte en de glimmend opgepoetste auto’s vormden een prachtige setting voor dit exclusieve diner.
De gasten werden tijdens de avond meegenomen op een gastronomische reis waarbij alle zintuigen op zoveel mogelijk manieren werden geprikkeld. De ontvangst onder het genot van een aperitief vond (natuurlijk…) plaats tussen de klassieke auto’s. Centraal in de ruimte werd een langwerpige dinertafel neergezet. Aan de kop van de tafel bereidden de chefs hun mooiste signaturen, waarna zij het uitserveerden aan tafel.
Na het diner was het heerlijk lang natafelen tussen de (hoe kan het ook anders) Porsches. Velen namen een nader kijkje in en rond de auto’s, waarbij menig (jeugd)droom werd herbeleefd…
Hoe zijn jullie de corona-periode doorgekomen?
“Wij zijn niet omgeschakeld in online events, maar hebben Loyalty2be doorontwikkeld. Dat is een beloningsplatform met een puntensysteem om interne en externe sales te belonen. Dit kan ingezet worden om de sales te verhogen maar ook om mensen te behouden. Hier kan men sparen voor mooie items. Maar dan niet voor van die standaardprul en sorry dat ik het zeg: troep. Dat zie je echt vaak. Nee wij gaan ook binnen dat platform voor echt mooie (design) spullen.”
Waar onderscheidt Events2be zich wat betreft de fysieke beloningsconcepten?
“Ook hier geldt: het moet niet geijkt zijn, maar we moeten wel rekening houden met een branche waar mensen al zo veel hebben gezien. Wij houden ons steeds een spiegel voor. Zouden wij het huis uit komen voor dit specifieke event of tijd vrijmaken voor een incentive reis? Wat betreft de incentivereizen moet je bijvoorbeeld rekening houden met het feit dat je ook niet te ver of te lang moet reizen, zeker niet met concepten waar een gemiddelde van maximaal 3 dagen de standaard is. Onze kracht is om dan toch nog het totaal onderscheidende concept neer te zetten. Een voorbeeld? We kijken nu of we met de populariteit van de televisieserie Gevaarlijkste Wegen tot concepten kunnen komen in bijvoorbeeld Albanië en Noord-Spanje. Anders dan anders, dat is wat men zoekt. Ik denk dat wij als bureau daarbij onderscheiden met de zeer persoonlijke werkwijze, zo dat we eigenlijk als partner optrekken. Onze grootste opdrachtgever is niet voor niets al 15 jaar bij ons.”
Tot slot de keus voor het IDEA-lidmaatschap. Welke gedachte zit daarachter?
“Het lidmaatschap bij IDEA zie ik als een soort beloning voor mijn bureau. Wij zien het lidmaatschap ook echt als een kwaliteitsstempel en dat vertellen we onze klanten ook. Je merkt ook dat je als lid profiteert van het interne netwerk en de kennis die daarbij hoort. Ook in de zoektocht naar nieuw en jong personeel verwacht ik meerwaarde met bijvoorbeeld de IDEA Talent Scout.”
