Expert Paul Gruijthuijsen over de vijf trends bij congressen

Waar je ook gaat of staat, duurzaamheid is echt overal. Wat zie jij van de opmars van duurzaamheid bij Congressen en Kennisevents?

Duurzaamheid komt terug in bijna alle facetten van de organisatie van een congres. De duurzaamheidsvraag begint bij sommige organisatoren al bij de keuze om voor een 100% fysiek congres te gaan of om er een hybride of online bijeenkomst van te maken, zodat er minder reisbewegingen zijn.

Daarnaast zie je dat organisatoren heel bewust bezig zijn met het (her-)gebruik van materialen. Eenvoudige keuzes die je al kunt maken door bijvoorbeeld de 'goody bag' af te schaffen of alleen nog maar digitale brochures te aanvaarden en geen printed materials meer op de stand. Maar ook bij de bouw van stands of bij het inrichten van de routing, worden keuzes gemaakt die ervoor zorgen dat er een minimale carbon footprint achterblijft.

Nu wordt duurzaamheid vooral in verband gebracht met de impact op het milieu en de reductie van de CO2 uitstoot. Maar er zijn ook organisaties die duurzaamheid vertalen naar 'welzijn' of 'inclusiviteit', de sociale duurzaamheid. Ik verwacht dat er de komende jaren door organisatoren naast keuzes ter bevordering van de ‘ecologische’ duurzaamheid, ook meer bewustere keuzes gemaakt zullen worden ter stimulering van de ‘sociale’ duurzaamheid.

Events zijn al lang niet meer dat ene moment in het jaar. Always on is de trend. Er zijn contactmomenten voor, tijdens en na het event. Zo zie je steeds vaker community’s ontstaan rondom events. Welke ontwikkelingen zie je op dit vlak, toegespitst op congressen en kennisevents?

Als je kennisevents en congressen gaat vergelijken met bijvoorbeeld corporate events, dan denk ik dat de ontwikkelingen bij kennisevents wat traditioneler en daarmee wat langzamer zijn dan bij corporate events. Persoonlijk vind ik dat je congres onderdeel zou moeten zijn van je communicatiestrategie. En dat er dus per jaar meerdere touchpoints of activiteiten voor je achterban zouden moeten zijn om je communicatie doelstellingen te realiseren. Of dat nu intern voor je personeel is, voor je relaties of voor je leden.

Dankzij de pandemie heeft digitaal een enorme opmars gemaakt. De trend nu is dat je ziet dat er een sprookjeshuwelijk ontstaat tussen live experience en digitaal. Hoe krijgt dat huwelijk vorm bij Congressen en Kennisevents?

Grappig dat je spreekt over een huwelijk. In de fase waarin we nu zitten en waarbij we de afgelopen 2 jaar enorm veel geleerd hebben op het gebied van digitaal ontmoeten, zou ik eerder spreken over “daten” dan over “trouwen”. Voor mijn gevoel zitten organisatoren van congressen nu in een fase waarbij ze nog moeten zoeken of dat er inderdaad een relatie op te bouwen is tussen “live” en “digitaal”.

‘Live en digitaal: geen huwelijk maar een LAT-relatie'

Begin dit jaar hoorde ik veel opdrachtgevers zeggen dat ze wel iets “moeten” met digitaal en dus voor een hybride congres gaan. Waarbij ze af en toe echt niet goed weten hoe daar dan op een gepaste manier invulling aan te geven. En de laatste paar maanden krijg ik berichten dat de doelgroep van verenigingscongressen toch wel erg sterk de voorkeur heeft naar de fysieke ontmoeting en dat het online volgen van een fysiek congres niet of nauwelijks aanslaat. Dat kan te maken hebben met de manier waarop er invulling gegeven wordt aan de definitie “hybride”, maar dat kan ook te maken hebben met de “kracht van live”, waar ik zelf eerder in geloof.

Ik weet zeker dat “Live” en “Digitaal” elkaar heel goed kunnen aanvullen in bepaalde omstandigheden en bijeenkomsten. Maar ik verwacht dat in de nabije toekomst dit niet zal leiden tot een goed huwelijk, maar eerder tot een goede LAT-relatie.

Aandacht is het nieuwe goud. Ieder individu is bijzonder en verdient aandacht. Wat gebeurt er op dit gebied congressen en kennisevents?

Bij deze vraag kom je toch ook weer een beetje terug bij het antwoord op de eerste vraag, de sociale duurzaamheid. Ja, organisatoren geven meer aandacht aan de individu. De een is hier bewuster mee bezig dan de ander. Waar het bij sommige congressen niet opvalt dat er alleen maar “oude, grijze mannen in een blauw pak” op het podium staan, gaat bij een ander congres de organisatie bewuster om met de keuzes over wie ze op het podium zetten. En waar in het verleden vooral vakinhoudelijke sessies tijdens het congres werden aangeboden, is er nu meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Of dat nu een yoga cursus is als start van de dag of een sessie over communicatie in zijn algemeenheid.

Een ontwikkeling die goed aansluit bij het onderwerp persoonlijke aandacht, is het feit dat er steeds meer apps of registratiesystemen komen, waarbij er voor jou (de congresdeelnemer) al suggesties worden gegeven voor een programma dat je kan volgen. Door tijdens het registratieproces de juiste vragen te stellen aan de deelnemer, kun je via bepaalde algoritmes je registratiesysteem keuzes laten maken in het programma, waardoor je als deelnemer alleen die content voorgesteld krijgt, waar je daadwerkelijk ook interesse in hebt. Best wel handig als je naar een internationaal congres gaat waar soms meer dan 100 sessies gehouden worden.

Zie jij meer trends en ontwikkelingen die je hier zou willen noemen?

Wat ik zie is dat organisatoren een stuk bewuster zijn van de keuzes die ze maken. En dat begint al met de allereerste vraag “Hoe kunnen we onze doelgroep het beste bedienen of bereiken”. Die vraag wordt nu vaker gesteld dan 2 jaar geleden, mede omdat we voor ons gevoel nu meer mogelijkheden hebben om de interactie met onze doelgroep op te zoeken. Voor sommige kennisdelingsbijeenkomsten is het prima om even een webinar of online seminar van 2 uur op te zetten. En bij andersoortige bijeenkomsten dient de fysieke ontmoeting het doel weer beter. Dat een organisatie hier keuzes in maakt, is de winst die we dankzij corona hebben behaald.

Dit zijn artikelen die je vast ook interesseren:
Congressen en kennis events - van zenden naar beleven
Trends in Kennis events en congressen