De wijze lessen van The Next Event 2020
THE NEXT EVENT 2020 - We zaten in exact hetzelfde schuitje als jou, als al die andere opdrachtgevers, merken, bedrijven: ons live event, The Next Event 2020, schoven we maar vooruit, hopend dat het kon. Maar het kon niet. En dan hak je alsnog de knoop door: we gaan online. Uiteindelijk kwamen 150 opdrachtgevers en bureaus live online om antwoorden te krijgen, inspiratie en kennis op te doen. Maar het event zelf kent ook wijze lessen, die delen we graag.
Gewoon even van opdrachtgever tot opdrachtgever, de wijze lessen die wij als organisator over hebben gehouden aan een uiteindelijk succesvol evenement.
1. Begin bij het juiste begin
Met Ruud Janssen en Roel Frissen (Event Design Collective) hadden we twee sprekers aan boord die de bezoekers uitleg gaven over designdenken, het canvasmodel en hoe dat de kans op maximaal effect en impact uit jouw event enorm vergroot. In het voortraject boden ze aan om ook The Next Event in hun model te gooien. Door hun Event Design Canvasmodel te doorlopen zouden we eigenlijk sluitende antwoorden krijgen op vragen als: 'Wat is nu de beste oplossing', 'Wat moet de flow van het event zijn', 'Welke onderwerpen moeten behandeld worden', etc etc. We bedachten een plan om met een tiental opdrachtgevers en bureaus een sessie te houden om hier samen uit te komen. Het lukte ons niet een tijdslot te vinden...en we lieten de kans los.
Uiteindelijk namen Ruud en Roel de kijkers (en ook ons) tijdens #TNE20 mee in hun wereld...ogen en mond wijd open. Bij ons volgende event is dat ons beginpunt.
(wilt u de sessie terugkijken? De betaalde bezoekers kunnen alle sessie binnenkort inzien, maar het evenement is straks tegen betaling integraal terug te kijken, hierover later meer)
2. De juiste partners
We hebben er al veel over geschreven op EventBranche.nl en zeker ook op EvenementOrganiseren.nl, maar ons vak bestond altijd al uit het vinden van de meest sterke, creatieve, impactvolle, eventprofessionals voor het bouwen van het meest effectieve event(traject). Nu met de gedwongen shift naar online is de opdracht 'het vinden van de juiste partners' nog veel belangrijker dan ooit te voren. De basisgedachte daarbij: de experiencedenker, de creatief, de effectdenker die kan echt niet zonder een krachtig huwelijk met de techneut en de online expert. Wij hadden het geluk dat Jan Eleveld van Digivent.nl op ons pad kwam. Met een team van eventprofessionals had hij zich al snel versterkt met technische partners.
Dat leidde tot het platform Digivent.nl, waarbij partners als Endorfine Producties (met hun immense greenscreen studio), Mobicam Live Communication & Events (die de techniek en camera's verzorgden) en onze trouwe partner NetworkTables die er voor zorgde dat je virtueel bij elkaar aan tafel kon kruipen. Voeg daar de registratie-experts van Aanmelder.nl bij, TopSpeakers die met Peter Ros de openingskeynote verzorgde en je event heeft het fundament dat je nodig hebt in deze tijd.
3. Spreken is anders
Daar sta je dan: in een groot groen aquarium, tenminste zo voelt het. Waar je live de energie van de zaal gebruikt om jouw energie te laten weerkaatsen, weer terug te krijgen en weer de zaal in te knallen, spreek je nu tegen een scherm. Dan moet je spelen met de energie, niet zo zeer de energie van de spreker maar die van de bezoeker. Daar hebben we een wijze les uit gehaald: waar wij vooral antwoorden, kennis en inspiratie wilden bieden en tijdens de netwerksessies mensen met elkaar en experts in contact te brengen, moeten we volgende keer echt meer de interactie rondom de sprekers waarborgen. Mooi om die terugkoppeling terugkrijgen van de zeer positieve bezoekers.
4. Content is nog veel meer dan king...
Als het je lukt om de content aan te laten sluiten op de vragen van de bezoekers dan is het goed om te realiseren dat concent nog meer dan ooit te voren king is. Er is geen ontwijken aan voor de bezoeker: focus op het scherm. Dat content dan ook interactie kan zijn, of zelfs iets wat thuisgestuurd wordt, dat zijn mooie lessen, maar het gaat toch echt in alles om content. Krijg ik als bezoeker wat ik wil krijgen in de tijd die ik vrij maak? Dat is de vraag die op voorhand gesteld moet worden en neergelegd moet worden bij de doelgroep. Wat waren wij bij #TNE20 gezegend met sprekers die met volle overgave hun medewerking verleenden aan ons evenement. De sessies van Peter Ros (Warorde), Sjoerd Weikamp (antwoord op de 21 meest gestelde vragen en een rondje over de wereld), Richard en Lieke Lamb (TrendBattle over onze branche), Ruud Janssen en Roel Frissen (Event Design Canvas model), Jan de Wrede (annuleringen en ontbindingen), Nils Roemen (Online Experience Design), Max Pinas (Dept Agency en hun online event) en Leonie Brunekreef (AFAS en hun Succestival) zijn terug te zien met een achterafkaartje (daarover later meer).
5. Live succes uit het verleden is geen garantie voor de online toekomst...
Even pochen: The Next Event won als kennisbeurs, waarbij standhouders omgeturnd werden in kennisexperts en in sessies hun kennis deelden, met daarom heen plenaire sessies én als toegangsdrempel 'opdrachtgever of bureau', een Best Event Award World. Het event groeide kwalitatief in bezoekers: de grote merken, overheidsorganisaties en bedrijven waren er samen met de bureaus en freelance eventmanagers. 500 van deze opdrachtgevers op de vloer en je kunt spreken van succes. Maar wie denkt dat een communicatietraject naar deze doelgroep er voor zorgt dat ze ook nu weer in deze getalen naar de online versie zouden rennen. Nee dus. We bleven steken op 150 betaalde bezoekers. Dat was ons doel, maar de hoop lag op meer. De les die wij eruit hebben gehaald: nog meer dan live moet je gaan voor de persoonlijke benadering van potentiele bezoekers.
