Coronavirus heeft grote impact op events: verplaatsen, afzeggen of risico's minimaliseren
Grote events wereldwijd worden geannuleerd vanwege de angst voor het coronavirus. Al eerder schreef EventBranche.nl over de afgelasting van een grote techbeurs waarmee hosting stad Barcelona een half miljard euro misloopt. De gevolgen van het virus zijn groot. Dat het welzijn van bezoekers en betrokkenen het meest belangrijk is, staat buiten kijf maar welke maatregelen moeten we treffen binnen de branche?
Bij afzegging
Wereldwijd worden massaal evenementen afgezegd, zoals het Mobile World Congress. Het annuleren is een enorme strop voor organisator GSMA, de schade wordt op 500 miljoen euro geschat. Als de verzekering niet vergoedt, zullen de 26 telecombedrijven die het bestuur uitmaken de schade moeten betalen. Evenementen van Cisco en Facebook werden gecanceld. Het evenement van Facebook, bedoeld voor de wereldwijde marketingtop, zou meer dan 4000 bezoekers trekken. Bij onze naaste buren in het Duitse Frankfurt wordt een grote installatie vakbeurs afgezegd. De lijst van afzeggingen blijft maar groeien en dan hebben we het nog niet eens over het internationale evenementenverkeer, gecancelde vluchten en publieksevenementen en festivals...Tijdens het schrijven van dit artikel hebben de eerste landen al een verbod aangekondigd op evenementen groter dan een bepaald aantal bezoekers.
Verplaatsen
In het geval van De Salone del Mobile, de grootste en belangrijkste meubelbeurs ter wereld, is de beslissing gemaakt om het evenement te verplaatsen van half april naar de tweede helft van juni. De agenda van bijna een half miljoen bezoekers, 2500 exposanten en nog eens duizenden andere exposerende designbedrijven moeten worden omgegooid. Organisator Nicole Uniquole vertelt aan RTLZ dat de gemeente Milaan hotels en andere bedrijven heeft opgeroepen soepel mee te werken met 'de doorstart' van het evenement. "Dat betekent bijvoorbeeld dat we zonder kosten hotelreserveringen kunnen omzetten."
Niet alle grootschalige evenementen worden afgezegd, zo gaat Game Developer Conference (GDC), in San Francisco vooralsnog door. Dat zegt de organisatie. Wel zeggen grote standhouders als Microsoft, Unity en Epic Games en Playstation al af voor het evenement.
Risico’s minimaliseren
Het coronavirus is in enkele weken tijd van enkele gevallen in China overgegaan naar een wereldwijd noodgeval voor de volksgezondheid. Het is belangrijk voor evenementprofessionals om de ontwikkelingen voor te blijven om de veiligheid van hun bezoekers en personeel en het succes van hun evenementen te waarborgen. Planners kunnen een aantal dingen doen om het risico te minimaliseren. We weten allemaal dat reizen één van de grootste bedreigingen vormt als het gaat om een pandemie die wereldwijde proporties aanneemt. Aangezien reizen een onvermijdelijk aspect is van de meeste grote evenementen wat kunnen evenementenplanners dan doen?
Hoe het risico van Coronavirus op uw evenement te beperken?
Partner Eventmanagerblog zet een 9-tal tips op een rij om uw deelnemers te beschermen. Hier is een samenvatting van tien stappen om het risico te beperken:
- 1. Zorg ervoor dat uw aanwezigen op de hoogte zijn van de veiligheidsrichtlijnen van de autoriteiten.
- Waaronder:
- • Handen grondig wassen (gedurende minstens 20 seconden en idealiter met een handzeep op alcoholbasis).
- • Hoesten en niezen bedekken.
- • Raak uw gezicht (en vooral uw ogen en mond) niet aan met ongewassen handen.
- De Wereldgezondheidsorganisatie heeft een online training ontwikkeld "Emerging respiratory viruses, including nCoV: methods for detection, prevention, response and control” met aandacht voor signaleren, voorkomen en hoe te reageren bij besmetting.
- 2. Zorg ervoor dat deelnemers de eerste tekenen van infectie kennen.
- Waaronder:
- - koorts
- - een kuch
- - beklemming op de borst
- - kortademigheid
- 3. Zorg voor een contactpunt voor iedereen die zich zorgen maakt over de recente ontwikkeling van symptomen.
- Zorg ervoor dat iedereen die zich zorgen maakt dat ze geïnfecteerd zijn weten met wie ze contact op moeten nemen en zorg ervoor dat de benodigde contactinformatie op grote schaal wordt gepubliceerd via alle communicatiekanalen (zowel voorafgaand aan als tijdens het evenement)
- 4. Geef deelnemers toegang tot medische basisbenodigdheden.
- 5. Werk samen met uw locatie om een isolatieplan te ontwikkelen voor personen met symptomen die onlangs naar getroffen gebieden zijn gereisd.
- 6. Maak een communicatieplan voor het informeren en geruststellen van andere aanwezigen in het geval dat een vermoede zaak zich voordoet.
- 7. Zorg ervoor dat u een lijst met contactgegevens hebt voor de dichtstbijzijnde ziekenhuizen en centra voor ziektebestrijding
- 8. Kies een gerenommeerd hotel en moedig bezoekers aan om op gescreende locaties te verblijven.
- Tijdens de SARS-uitbraak bleken defecte leidingen en een kakkerlakkenplaag de redenen voor de snelle overdracht van het virus. Wijs de bezoekers er op dat zij, wanneer zij de eventlocatie verlaten, kiezen voor gerenommeerde restaurants bijvoorbeeld.
- 9. Als uw locatie zich in een risicovolle zone bevindt, moet u ervoor zorgen dat deze extra maatregelen neemt om de beste hygiënepraktijken te handhaven.
