CASE D&B Eventmarketing: DPD pakt uit

De DPD-story begint aan tafel bij D&B Eventmarketing in Hilversum. Er wordt een sales-actie opgezet, waarbij potentiele klanten een filmblik met een ticket en een zak popcorn krijgen opgestuurd. De salesactie landt bij DPD en D&B Eventmarketing mag pitchen voor het jubileumfeest. Met succes.

"Voor de pitch hebben we veel tijd gestoken om ons te verdiepen in DPD als organisatie, de processen en uiteraard de mensen. De vraag was in eerste instantie om een personeelsfeest te organiseren. Met de opgedane kennis bleek één event te kort door de bocht om het doel te bereiken. Wij hebben het breder getrokken en er een eventcampagne van gemaakt; diverse contactmomenten en meerdere evenementen verspreid over het gehele jubileumjaar. Dit heeft er voor gezorgd dat we de opdracht gekregen hebben."

Pop-up feestjes

Bij het bepalen van de doelgroep liep het bureau gelijk tegen een dilemma aan. "Bij DPD denk je gelijk aan de chauffeurs, die je pakket bezorgen. Ze zijn het gezicht naar de klant en dus erg belangrijk. Daarom hebben we besloten om naast het personeelsfeest voor de kantoren, ook een tour met twaalf pop-up feestjes te organiseren voor alle chauffeurs. Deze opzet zorgde ervoor dat we voor alle doelgroepen maatwerk konden bieden."

Het personeelsfeest werd gepland op 15 april. Al in november werd een 'Save the date' uitgedaan. Vanaf dat moment kwam de communicatie op gang. "Dat hele traject was in de stijl die een pakketje binnen DPD aflegt, waarbij de deelnemers zich moesten aanmelden. Medewerkers werden steeds op de hoogte gehouden met berichtjes, soms met een video." 

DPD pakt uit

Op 15 april was het D-Day. Bussen uit alle windstreken brachten de DPD'ers vanaf de depots naar DeFabrique in Utrecht. "DeFabrique is centraal gelegen, heeft een main stage en meerdere ruimtes. Als je je niet midden in het feestgedruis wilde begeven, waren er voldoende andere opties, zoals een ruimte met flipperkasten en een voetbalspel, een casino en een heuse bruine kroeg, geheel in DPD-stijl. Tijdens het centrale openingsmoment werd eindelijk het pakketje bezorgd, dat gedurende het voortraject de gemoederen op de werkvloer al zo lang bezighield. In het pakket zat een grote - ja echt een grote - rode knop. Met een druk op die knop verklaarde de CEO het feest officieel voor geopend."

Ook in de catering kwam de DPD-stijl weer terug, inclusief een soortgelijke lopende band als in het sorteercentrum. Ditmaal geen grote dozen, maar smakelijke hamburgers op de band. "Het feest viel in de Ramadan. Daar hebben we iedereen in een vroeg stadium over geinformeerd. Er is met de catering rekening gehouden met de wensen van deze groep. Door hier duidelijk over te communiceren was de vastenperiode geen reden om niet naar het feest te komen."

Styling

Gedurende het hele traject werkt het team van D&B Eventmarketing samen met een team van DPD, dat was samengesteld met vertegenwoordigers uit alle geledingen. "Dat was heel fijn samenwerken. Gezamenlijk hebben we bijvoorbeeld artiesten geselecteerd. De keuze is uiteindelijk gevallen op Bizzey en Emma Heesters, een keuze die geweldig heeft uitgepakt. Ondanks de grote betrokkenheid van DPD in het voortraject, hebben wij op de eventdag ook hen weten te verrassen. Als bureau zorgen we dat alles tot in de puntjes is geregeld en we onze opdrachtgevers tot op het laatste moment nog weten te verrassen. Voorbeeld hiervan is de styling en branding van het event in DPD-stijl. Dat hebben we doorgevoerd tot in de kleinste details."

Op het moment van schrijven loopt het natraject nog. "Maandag na het feest had iedereen een selectie van de meest toffe foto's in de mail. Kort daarna volgde een link naar het complete fotoboek en de aftermovie."

Foto's zijn gemaakt door Nico Alsemgeest.