Ahold Delhaize en partner NFGD maken van aandeelhoudersvergadering een online event

Jessica Mooijer, Global Communications Ahold Delhaize laat via LinkedIn weten: 'Samen met een geweldig team hebben we onze allereerste virtuele jaarlijkse aandeelhoudersvergadering neergezet! Bedankt allemaal! NFGD Audiovisueel, Van der Loo Catering Decor Events, Marein Warmerdam, Jorn Palm en Muziekgebouw aan 't IJ, foto's door Riechelle van der Valk:

#amazingteam #aholddelhaize.'

'Het was een moeizaam process maar dat had ook te maken met de wetgeving rond COVID-19 wat steeds aangepast werd. Vervolgens was het een bijzonder process om de VIPS uit te leggen hoe het allemaal werkte. Maar dat kwam uiteindelijk ook goed! We hebben met NFGD de techniek gedraaid, Quadi voor webcasting en KPN Event Call voor degene die eventueel geen computer hadden thuis. Uiteindelijk een mooi event we zijn blij dat het toch plaatsgevonden heeft en niet uitgesteld was', aldus Mooijer.

Technisch partner NFGD doet verslag in een blog: 'Voor Ahold Delhaize mochten wij meedenken naar een oplossing om hun AVA toch door te kunnen laten gaan. We hebben samen met Ahold Delhaize gekozen voor het Barco WeConnect systeem, waarmee boardmembers virtueel konden inbellen met een interactieve beeldverbinding. Als back-up en voor boardmembers met een zwakke internetverbinding zouden we dan ook de techniek voor een conference call via de “oude” telefoonlijn faciliteren. Na het geven van een aantal demo’s hadden we het vertrouwen van Ahold Delhaize om hun AVA in een hybride (vergadering vindt zowel virtueel als fysiek plaats) opstelling uit te mogen voeren.'

De uitdagingen
'Vanzelfsprekend moesten we ons aan de nieuwe spelregels houden, dit zorgde in de eerste plaats voor een aantal logistieke uitdagingen. Hoe vervoer je alle apparatuur? Normaal stapelen we meerdere flight-cases op elkaar, maar dan komen onze mensen te dicht bij elkaar, dat moet dus anders. Gezellig met z’n allen in 1 auto is ook niet meer de bedoeling, dit moest dus ook anders. Ook moeten we plannen voor voldoende (back-up) technici maken, want niet alleen de technicus kan ziek worden, maar iemand in zijn of haar gezin is ook mogelijk. Compact alle disciplines van de technische regie naast elkaar laten zitten was ook niet meer mogelijk.

De oplossingen
'Door middel van digitale intercom en een hele ruime regieopzet hebben we kunnen garanderen, aan zowel de klant, de locatie, en bovenal ons eigen personeel dat niemand dichter bij elkaar dan de beoogde 1,5 meter hoefde te komen. Dit geldt niet alleen voor de uitvoer maar ook voor de op-en-afbouw, ook hier moest de 1,5 meter afstand kunnen worden gewaarborgd. Gelukkig konden we met de klant en de locatie afspreken dat er extra tijd was om op te bouwen, hierdoor konden we hetzelfde werk op tijd afkrijgen met minder mensen. Dit zorgde ervoor dat mensen veel gemakkelijker afstand van elkaar konden houden. In de ‘oude’ situatie, maakten wij gebruik van een groot spanscherm, waarvoor bij de opbouw vaak 2 of meer mensen dicht bij elkaar moeten zijn om het scherm op te spannen. Nu kozen we voor een LED-scherm wat in principe door 1 persoon zou kunnen worden opgebouwd.'

'Waar we normaal voor een camera registratie met 2 camera’s minimaal 3 mensen nodig hebben (2x camera en een shader) hebben we voor deze vergadering gekozen voor 4 PTZ-camera’s bediend door 1 operator. Zo hebben we door slimme keuzes te maken een groot evenement met minimale personele bezetting toch zeer goed kunnen uitvoeren', laat het team van NFGD weten in een doorkijkje van een evenement in Corona-tijd.

Meer weten over online oplossingen voor evenementen in dit online magazine: Corona en Online Events