5 factoren om je congreslocatie op te selecteren

Bereikbaarheid voor je bezoekers
Een evenement is niets zonder bezoekers. Je wilt graag dat er mensen komen, dus moet je ook je best doen om ze tegemoet te komen. Locatie en bereikbaarheid zijn daarom factoren die je absoluut zult moeten overwegen bij het selecteren van je congreslocatie. Ga eerst na waar je bezoekers allemaal vandaan moeten komen en zorg ervoor dat je een locatie kiest die voor iedereen qua afstand en reistijd redelijk is. Met andere woorden: kies een locatie die voor je bezoekers als centraal te beschouwen valt. Vervolgens is het ook zaak om na te gaan hoe het zit met de bereikbaarheid van de locatie. Niet alleen met de auto en in de vorm van voldoende parkeerplaatsen, maar ook de bereikbaarheid met het openbaar vervoer. Dat er een halte in de buurt is, wil niet zeggen dat het niet heel lang kan duren om er te komen. Ga dit na, want bij een te lange reistijd haken mensen af.

Juiste capaciteit
Capaciteit is natuurlijk ook belangrijke factor bij het selecteren van je congreslocatie. Een te kleine locatie voelt oncomfortabel. Niet iedereen kan zitten en mensen gaan het gevoel krijgen dat ze opgepropt in een ruimte zitten, want slecht is voor de uitstraling van en herinnering aan jouw evenement. Een congreslocatie met een te grote capaciteit is echter ook geen goede keuze. Dan voelt het juist leeg aan en lijkt het alsof er veel mensen niet zijn komen opdagen, terwijl dat misschien wel helemaal niet het geval is. Stem de ruimte dus in deze zin goed af op het aantal mensen dat je verwacht. Als er dan wat mensen afhaken, hoeft dat niet zo’n probleem zijn, want een klein beetje overcapaciteit kan ook wel fijn aanvoelen voor de aanwezigen.

Technische mogelijkheden
Natuurlijk heb je plannen voor je evenement. Of je nu een presentatie wilt houden, een debat wilt organiseren of een optreden wilt faciliteren, het is wel essentieel dat de congreslocatie die je kiest hier de juiste technische mogelijkheden voor bezit. Hoe jammer en frustrerend zou het immers zijn om er ter plekke achter te komen dat er van alles wat je plan was niet mogelijk is of op een aanzienlijk minder aantrekkelijke en professionele manier gedaan moet worden? Verdiep je dus in de aanwezige faciliteiten en leg je plannen voor de aan de eigenaar van de locatie om te kijken of ze inderdaad uitvoerbaar zijn.

Cateringopties
Een hapje en een drankje mag doorgaans niet ontbreken bij een evenement. Dus is het belangrijk om te onderzoeken welke mogelijkheden daarvoor bestaan op de door jou beoogde congreslocatie. Ben je verplicht catering van de locatie zelf af te nemen, of mag je ook externe catering laten komen? Zijn er in het eerste geval ook voldoende mogelijkheden om mensen met dieetwensen te voorzien van voedsel? Kan het hapje en drankje ook in een comfortabele setting genuttigd worden, of moet mensen ermee op schoot of in hun hand blijven staan? Dit zijn allemaal zaken om je in te verdiepen op het gebied van catering bij je evenement.

Sfeer en uitstraling
Een laatste maar zeker niet onbelangrijk punt, is de sfeer en uitstraling van de congreslocatie. Die speelt immers mee hoe mensen jouw evenement ervaren. Overweeg dus goed wat past bij jou en je evenement en kies een locatie uit die daar goed bij aansluit. Alleen dan kun je het perfecte evenement organiseren. Klopt het, dan kunnen mensen onder de indruk zijn. Klopt het niet, dan gaat het de herinnering in als een evenement waar iets mis mee was. Om te kunnen bepalen of de sfeer en uitstraling passend zijn, kun je het beste de locatie zelf gaan bezoeken in plaats van je enkel te baseren op foto’s en tekstuele informatie.

Hoewel het uitkiezen van de locatie maar een deel is van de organisatie van een evenement, is het wel een zeer belangrijke factor. Kies dus niet zomaar een congreslocatie, maar besteed er aandacht en zorg aan om tot de juiste keuze te komen voor jou én je bezoekers. Des te groter is de kans dat je een succesvol evenement tegemoet gaat.