21+tips+om+zonder+extra+budget+meer+impact+uit+jouw+event+te+halen
Nieuws

21 tips om zonder extra budget meer impact uit jouw event te halen

Samen met EvenementOrganiseren.nl zijn we tot een lijst van 21 praktische tips gekomen om zonder dat je extra budget nodig hebt, toch meer impact uit jouw live communicatie, experience marketing of zakelijke event kunt halen.

Om de 21 tips, die je direct in kunt zetten zonder dat je compleet nieuwe budgetten hoeft te gebruiken, maar met een garantie op meer impact, snel te scannen, zijn de tips verdeeld in een paar hoofdzaken:

  • Doelstelling
  • Voortraject
  • Aandacht
  • Van het gebaande pad af
  • Gebruik de wetenschap
  • Klein en intiem

 

Doelstelling denken, doelstelling organiseren

 

1. Wat is de doelstelling van jouw evenement(entraject)?
Of je nou een bedrijfsuitje gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie hang overal een doelstelling aan. En ja, collega's met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven.

2. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.

3. Doelstelling bereikt?
Wie stap 1 en 2 zich eigen maakt, zal ook stap 3 moeten toepassen: meet, analyseer of op zijn minst achterhaal of de doelstelling dat werkelijk behaald is en wat je daar dan mee kunt/moet.


>> Lees meer op EvenementOrganiseren.nl over de doelstelling van jouw event

Voortraject

 

  • Input ophalen bij je doelgroep

Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet.

Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.

  • Promotie? Nee, toegevoegde waarde

Met bovenstaande tip als prima startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat kekke uitingen...het is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de 'promotie' en het voortraject.

  • Interactie met sprekers

Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt.

  • Sowieso is het online toewerken naar het evenement met allerhande tools eem prima tip. Dat het natraject ook weer online of digitaal is, is al bijna gemeengoed. 

 

>> Meer over extra impact uit het voortraject

 

Aandacht

 

1. Whatsapp video / podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint. Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.

  • TIP: indrukmaken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.

2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creeeren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega's die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren!

3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.

  • Om dat goede gevoel na afloop ook mee te geven, zou je kunnen overwegen auto's tijdens het event te laten wassen op de P of een reispakket voor in het OV mee te geven.


>> Meer over aandacht en events

 

Van het gebaande pad af

 

1. Kennis: kies voor ander vormen
- Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium ipv louter bekende Nederlanders

- Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandachtscurve en de concetratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt

- Kies in plaats van jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten voor een vraag- en antwoordmoment aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de disucssie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.

2. Uitje / feestje: laat jouw gasten bijdragen
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto's en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller. C&A gaf jaren geleden al het perfecte voorbeeld:

3. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een paar dingen gemeen waar je als eventorganisator op in kunt spelen: beide hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien. Dat je dat kunt vertalen in een evenementenconcept bewees een Scandinavisch bedrijf tot in perfectie:

Voorbeeld: aan het begin van het evenement mochten drie hosts zich presenteren in 1 minuut. De collega's kozen hun favoriet, die werd daadwerkelijk de host van de avond. De andere twee gingen backstage en werden de presentator van de studio-setting.

4. Nazorg

Houd bij het organiseren van je evenement bij iedere stap rekekning met het natraject, of benader het maar als nazorg. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video's, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc etc.

>> Meer over met je evenement van het gebaande pad af

 

Gebruik de wetenschap

 

1. Creativiteit opwekken
Een aantal simpele decoratieve of inhoudelijke invullingen kunnen ervoor zorgen dat de creativiteit bij jouw eventbezoekers wordt aangewakkerd:

  • Haal groen, planten en bloemen, naar binnen. De locatie inrichten met planten heeft een positief effect op de creatieve vermogens van jouw bezoeker.
     

Uit het Deense onderzoek naar de invloed van natuur op creativiteit:

"De natuur speelt vooral een rol in de eerste twee fasen van een creatief proces, de voorbereidingsfase en de incubatiefase. Natuurlijke omgevingen die de waargenomen zintuiglijke dimensies "Natuur", "Ruimte" en "Serene" bieden, lijken van bijzonder belang te zijn voor de creatieve professionals. De resultaten suggereren dat het vruchtbaar is om toegang te bieden tot verschillende soorten natuurlijke omgevingen om creatieve processen te ondersteunen."

 

  • De kleur blauw in de decoratie van jouw evenementenlocatie of meetingruimte zorgt voor vrijer denken en heeft dus alle ruimte aan creativiteit, is de conclusie uit een onderzoek waar ook adformatie.nl al eens over schreef: "De kleur blauw wordt mogelijk geassocieerd met de lucht en het water. Dit leidt tot denken in openheid, vrede en rust. Mensen voelen zich als het ware vrij om te denken wat ze willen."
     
  • Kunst maakt creatief. Of zoals Business Insider concludeerde uit diverse onderzoeken: "In het algemeen is naar een museum gaan een onderneming die op zoek is naar nieuwigheid, waardoor je hersenen openstaan voor leren. Dit levert niet alleen langdurige cognitieve voordelen op, het is ook verbonden met een van de Big 5 persoonlijkheidskenmerken - openheid voor ervaringen. Dit is de eigenschap die het meest in verband wordt gebracht met creatieve prestaties." Dus hang wat kunst in de locatie van jouw evenement.
     

2. Events en meetings met ronde meubelen: jouw gast voelt zich socialer

In Engeland werd onderzocht hoe inrichting van een event het gevoel van gasten beinvloedt. Meubilair speelt daarbij een grote rol.

De inrichting van een eventlocatie kreeg meer waardering bij rond meubilair. Zeker in verhouding met rechthoekige meubels. Mensen voelden zich bij de meubels met rondingen meer sociaal.

3. Rood is de kleur van het geheugen

Dat kleuren in jouw decor van het evenement, of jouw presentatie, een krachtige uitwerking kunnen hebben, is wel bekend, Maar welke kleuren zorgen waarvoor? Nou als het om het activeren van het geheugen gaat, hebben meerdere onderzoeken aangetoond dat rood de kleur is. 

4. Beweging zorgt voor concentratie
Het is dus niet voor niets: al die sprekers die bij het begin van hun keynote of sessie aan de zaal met aanwezigen vraagt: even staan, even springen, even huppelen. Het is namelijke wetenschappelijk aangetoond: beweging en lichamelijke activiteit zorgt voor hogere concentratie.

5. Weet wat eten en drinken met je bezoeker doet
Er is heel veel te vinden over wat eten doet met de mens. Een paar voorbeeld voor jouw evenement? Geef bij de lunch geen suiker aan het eind van de lunch, want dan komen jouw bezoekers snel in de suikerdip. Wist je dat zout ontspant en dat proteine en complexe koolhydraten zorgen voor langdurige energie? Duik in de wereld van brainfood en de wetenschap van catering en ontdek de vele effecten van verschillende soorten eten en drinken.

 

 

Klein en intiem

 

Klein is fijn. Dat was jarenlang niet de insteek voor business events. Sterker nog, bedrijven en organisaties pronkten soms letterlijk met de aantallen bezoekers op hun event, beurs of congres. Hoe anders is dat nu. En nee, dit is geen pleidooi voor het stopzetten van grote events, in tegendeel, maar wel om op die grote events te zorgen voor kleine, intieme settingen. 

  • Content is king? De praktijk is keizer? Aandacht is goud!

Lange tijd riepen marketeers dat content king is. Wie dat vertaalt naar events zou een tikkeltje kort door de bocht kunnen zeggen dat de live communicatie, de te delen kennis, de spreker en alles dat met inhoud te maken heeft koning is. Maar ons vak bestaat uit live, uit beleving, uit zintuigen prikkelen en emoties aanwakkeren om zo tot de grootste impact te komen. Dus wie die contentkoning vertaalt naar beleving en experience en dus naar live impact, die is keizer. Maar inmiddels is er nog een overtreffende trap duidelijk geworden: aandacht! Van de parkeerplaats tot het afscheid, wie klein organiseert kan grootste aandacht bieden.

  • Creeer binnen jouw event intieme settingen

    Hoe doe je dat: door jouw evenement klein en intiem in te richten met de keus per room of sessie bij de bezoeker neer te leggen. Geef mensen zelf de keus bij welke sessie ze zitten, maar dan niet in een zaal met 5000 man, maar in een kleinere setting met een doelgroep die allemaal verbonden zijn door de keus van het onderwerp of de spreker. Dat is echt niet het einde van de grote massale zaal, want een keer met duizend tegelijk bij een overbluffende alles rakende keynote is ook heel impactvol, maar over het algemeen is klein impactvoller. Dat geldt ook voor netwerken of iets beleven. 
     
  • Korte, kwalitatieve, krachtige sessies

Wie eenmaal gekozen heeft voor intieme settingen, voor pure aandacht, die kan nog een stap verder gaan: kort, kwalitatief en krachtig. Laten we ons even focussen op kennis events, of in ieder geval het contentdeel van jouw evenement. In een intieme setting zitten 30 bezoekers bij elkaar. Die 30 kozen in het voortraject al voor een stoel bij deze sessie. De spreker heeft zo in het voortraject input op kunnen halen bij zijn/haar bezoekers. Daar heeft hij een krachtige sessie van 20 minuten op ingericht, met in de sessie, interactie, nieuwe input uit de zaal en antwoorden of oplossingen voor de opgehaalde input. Na de 20 minuten gaat de kleine groep in subgroepjes uiteen met een vraagstuk. Die output wordt terugkoppeld waarop de spreker nog 1 maal terugkoppeling en houvast biedt. Kort, kwalitatief en krachtig! 

>> Evenementen klein en intiem? Lees meer

© 2021 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.