Gouden Giraffe Event Awards 2021: Dept Virtual Weekender 2020

Dept Virtual Weekender 2020

Opdrachtgever: Dept

Categorie: Interne Events & Teambuilding

Bureau: Dept

Fysiek of online event: online

Jaar: 2020

 

Korte omschrijving:

Digital agency Dept organiseert elk jaar een waanzinnig flagship event bij Thuishaven in Amsterdam voor zijn wereldwijde personeelsbestand, genaamd Dept Festival. In drie jaar groeide dat uit van een kleine bijeenkomst tot hét industriefestival waar duizenden bezoekers van over de hele wereld inspiratie opdoen over de toekomst van creativiteit, data en technologie. In 2019 werd Dept Festival bekroond met een Gouden Giraffe award voor Beste Brand Event.

1.500 werknemers uit dertien landen komen samen tijdens een weekend vol lezingen, workshops en feesten. Covid-19 had echter andere plannen voor 2020. Vastbesloten om zijn medewerkers niet teleur te stellen – het festival is legendarisch binnen het bedrijf – bracht Dept het festival online. The show must go on. Alle elementen van het driedaagse evenement werden vertaald naar een flitsend, virtueel evenement van drie uur. Net als bij de offline editie was er een gezonde balans tussen inhoud en fun. Er was plaats voor meditatie, karaoke en virtuele goochelaars, maar ook voor data intelligence, e-commerce trends en de toekomst van voice. In alle dertien landen konden Depsters een maaltijd naar keuze van UberEats of JustEat Takeaway laten bezorgen via het digitale foodcourt. Ruim 80% van alle Depsters deed mee aan dit next-level virtueel evenement. 

Hoofddoelstelling:

Het hoofddoel was om het jaarlijkse Dept Festival voor Depsters virtueel te brengen met dezelfde balans tussen puur lol maken en kennis delen. Zodat de cultuur wordt bestendigd en Depsters zich gewaardeerd, geïnspireerd en bovenal verbonden voelen: Solidify culture. Get inspired. Feel connected. De doelstellingen voor Dept Festival zijn nu belangrijker dan ooit. Juist in deze moeilijke tijden wilde Dept zijn mensen laten weten dat ze er nog altijd toe doen en hen op menselijk niveau verbonden laten voelen. Omdat medewerkers uit andere landen niet konden komen en Depsters in Nederland ook met restricties te maken kregen, besloot Dept virtual te gaan.

Subdoel: Een inspirerende virtuele vertaling maken
Door corona zijn de dagen nu gevuld met online meetings – voor velen is dit heel vermoeiend. De energie en emotie van fysieke events vastleggen en vertalen naar een digitale ervaring lijkt onmogelijk. Dat maakt het succesvol hosten van digitale evenementen nog lastiger, omdat je de verbintenis en magie van de fysieke ervaring mist. En om eerlijk te zijn, het verveelt snel. Daarom zagen we het als doel om een virtueel event op te zetten dat drie uur duurde, maar als drie minuten aanvoelde, en de interactie met de werknemers opzocht.

Subdoel: Samenzijn en verbintenis maken
De neiging is vaak om direct in de technologie en functionaliteit van virtuele evenementen te springen, maar het in kaart brengen van de doelen is het absolute startpunt. Dept koos ervoor om zich eerst te concentreren op één simpele vraag: wat zal ons een goed gevoel geven? Het gaat erom dat collega's de kans krijgen om elkaar te zien en samen te lachen, leren en genieten. Precies waar het festival altijd om heeft gedraaid. Om die reden is samenzijn en verbintenis maken ons tweede subdoel.

Subdoel: Uitbreiding van diensten
De wereld veranderde en als digital agency passen wij onze kennis, kunde en dienstverlening aan op basis van de vraag. Dit virtuele evenement was een mooie uitdaging voor onze in-house talenten om iets nieuws te ontdekken: kunnen wij een virtueel evenement uit de grond stampen met alle digitale en fysieke aspecten erop en eraan? Kunnen we dit als nieuwe propositie aanbieden en bedrijven ondersteunen en verblijden met virtuele evenementen? 

Effect & Impact:

Zowel de inhoudelijke als de fun-elementen werden goed gewaardeerd tijdens het virtual festival. Bezoekers bleven voor een aantal sprekersessies hangen in dezelfde stage of struinden de verschillende podia af nadat de 20-minuten sessies afgelopen waren. Op het terrein konden ze in de tussentijd ook vermaakt worden. Dan gingen ze bijvoorbeeld naar de virtuele photo booth om een foto op de live foto wall te plaatsen, speelden een retro arcade spel of gingen los op één van de TikTok-challenges waarbij je merchandise kon winnen.

Opkomst van 80%
Het evenement was niet verplicht, maar dat temperde de opkomst niet. Een ruime 80 procent van de medewerkers van Dept sloot zich aan bij het evenement. Depsters van over de hele wereld lieten achteraf weten hoe ze hebben genoten van het evenement en het hun verwachtingen volledig overtrof.

Nieuwe propositie
De kennis en ervaring die is opgedaan bij Dept Virtual Weekender 2020 wordt nu ingezet bij klanten om hen te helpen om hun virtuele evenementen echt tot leven te brengen. Daarvoor biedt Dept nieuwe diensten aan, zoals het bedenken, ontwerpen en bouwen van een virtuele 3D-wereld, het ondersteunen van het merk en de beveiliging. Ondertussen heeft Dept onder andere voor Hogeschool Avans, bol.com en Rotterdam Festivals al succesvolle evenementen ontworpen, gebouwd en georganiseerd. 

---

Stem op jouw favoriet

Ook dit jaar is er weer een Gouden Giraffe Event Awards Publieksprijs. Waar de Giraffen uitgereikt worden aan de hand van experts in de jury, draait het bij de Publieksprijs om het aantal stemmen. Wie had het meest creatieve concept, zowel met als zonder RIVM-maatregelen. Twee events worden deze editie dus beloond en jij bepaalt!