Event productie in het buitenland? Vier uitdagingen en drie oplossingen
Een grote event productie in het buitenland? Waar loop je tegenaan, wat zijn de uitdagingen en hoe los je het op? Een evenementenproductie in het buitenland behoeft expertise, kennis van zaken en per definitie een goed bureau. In dit geval volgden we Unlimited Productions, een evenementen productie bureau, rondom de TCS Summit in Lissabon. "Onze kennis bundelen met lokale arbeid en materialen."
Evenementen productie bureau Unlimited Productions kijkt tevreden terug op haar event productie rol rondom de geslaagde editie van TCS Summit Europe, gehouden in Lissabon, in samenwerking met diverse partijen. Opdrachtgever TCS wist de juiste bureaus en overige eventprofessionals aan zich te binden om tot een zeer succesvolle en impactvolle TCS Summit Europe te komen.
Wat is de TCS Summit?
De TCS Summit is Europa's belangrijkste leiderschapsconferentie waar C-level stakeholders samenkomen om te leren van wereldwijde beïnvloeders in de politiek, sport en het bedrijfsleven.
Het belang van TCS Summit voor de opdrachtgever
Opdrachtgever TCS (Tata Consultancy Services) was zich zeer bewust van het afbreukrisico van een dergelijke grote productie. Joost Galema Head of Communications (Europe) en Geeske Doeve Head of Events (Europe and UK) van TCS kijken tevreden terug en duiden in alle openheid het belang van de TCS Summit voor Tata Consultancy Services, maar ook het risico van de indrukwekkende productie. Samen met MCI Netherlands werd een team professionals samengesteld dat als één team in een lastige periode tot een waardevolle summit te komen:
"Het event geldt als een van de belangrijkste middelen voor TCS om ons thought leadership en brand experience & content over te brengen – daarvoor is nauwe samenwerking tussen alle partijen, inclusief onszelf als opdrachtgever, op alle fronten noodzakelijk, van inhoud en vorm tot logistiek. Zo’n grote productie doen voor een bedrijf als de onze, dat zijn C-level stakeholders uitnodigt in het buitenland, is een geweldige uitdaging, maar heeft ook een hoog afbreukrisico", kijken Doeve en Galema terug op de professionele samenwerking tussen de diverse als MCI Netherlands, Unlimited Productions, Live Legends, Faber Audiovisuals, EUROPALCO en overige toeleveranciers.
Onderling vertrouwen essentieel
"Een dergelijke productie heeft een lange voorbereiding, maar deze editie van de TCS Summit had ook nog eens te maken met de uitdovende pandemie, de onzekerheid die daarbij hoorde en de flexibiliteit die daardoor ingebouwd moest worden. Als je dit aangaat, is het niet alleen belangrijk dat je de juiste bureaus hebt, maar vooral dat het vertrouwen onderling, tussen de mensen van alle partijen en wij als klant, er is. Er zijn altijd risico’s, dingen die anders lopen dan verwacht en tegenvallers. De tijd en locatie maakte dit nog ingewikkelder bij deze Summit. Lef om het te doen en vertrouwen (‘belief’) van alle partijen in het resultaat, maar ook in elkaar is essienteel", leggen Doeve en Galema het succes van het evenement en de professionele samenwerking met de diverse partijen bloot.
Photocredits: Dave van Roon & Menno Ridderhof, beschikbaar via unlimited-productions
Welke rol had event production company Unlimited Productions?
Unlimited Productions was verantwoordelijk voor de technische productie van deze conferentie, inclusief de welkomstreceptie en het Gala. "We zijn blij dat we in opdracht van MCI The Netherlands hebben bijgedragen aan weer een succesvol evenement. Dank aan MCI The Netherlands, Live Legends, Faber Audiovisuals, EUROPALCO en alle andere betrokken crew & leveranciers voor de geweldige samenwerking om dit tot een succes te maken. Wat een teamwork."
De organisatie van de TCS Summit was niet alleen een krachtig samenspel tussen diverse experts, maar kreeg als extra uitdaging de technische productie in het buitenland. Dus sprak EventBranche.nl met Unlimited Productions om eens te kijken wat de uitdagingen en lessen zijn bij een event productie in het buitenland.
Waar loop je tegenaan bij het organiseren en produceren van een evenement in het buitenland?
4 uitdagingen:
1. Niveau van materiaal en arbeid.
2. Cultuur in werk en daarmee ook de werktijden.
3. Flexibiliteit van partners.
4. Zoeken naar de juiste partners voor je project.
Zijn er tips, do's en /of dont's die bij een buitenlandse productie horen?
3 oplossingen:
"De gouden tip is de juiste combinatie zoeken en vinden van eigen expertise en lokale partners. Dat is ook de enige manier om transport zo laag mogelijk te houden. Je bundelt dus jouw eigen kennis met de juiste lokale materialen en arbeid."
"Daarbij is het van groot belang tijdig de lijnen te leggen, want er is tijd en aandacht nodig om tot een goede werkbare relatie te komen met de lokale partners."
"Dat werkt niet alleen effectiever en beter, maar door die relatie goed op te bouwen, creeer je commitment en werk je echt samen aan een gezamenlijk doel."
Waarom was de TCS Summit, vanuit de technische producent gezien, een topproductie?
"De kracht van de TCS Summit was vooral de vertaling van concept naar techniek en decor. De integratie van video in het ontwerp en het concept, het lage plafond en de uitdagende logistieke weg naar de ballroom, maakten van TCS een mooie en geslaagde uitdaging. Daarnaast waren wij erg trots op de uitwerking van de digital trees met gecurvede interactieve LED lijnen. Het lokaal zoeken van partners, om al deze disciplines bij elkaar te brengen en daarbij de maat en de standaard van Unlimited Productions en MCI te behouden, slaagde perfect."
Aftermovie TCS Summit Lisbon:
