Eventmanagers over de uitdagingen van De Klein Geluk Show in Flint

17-05-2017 - EVENEMENTEN LOCATIE CONCEPTONTWIKKELING REALISATIE - Vorige maand vond de Klein Geluk Show van FNO, een vermogensfonds dat zich inzet om mensen met een beperking of chronische aandoening volwaardig aan de maatschappij mee te laten doen, bij het Flint Theater in Amersfoort. Suzan Tiesinga, van I Care Producties, die betrokken was bij de organisatie en Tessa Harkema, evenementen-coördinator van Flint vertellen over de uitdagingen die zij gaandeweg tegenkwamen.

Het evenement was de feestelijke afsluiting van het programma Klein Geluk, dat de afgelopen twee jaar een mooie bijdrage heeft geleverd aan het geluk en de kwaliteit van leven van mensen die langdurig afhankelijk zijn van intensieve zorg. Ter afsluiting van dit programma was iedereen uitgenodigd voor een grote show met allemaal bekende artiesten en bands, waar nog acht wensen werden vervuld.
 


'Al die mensen met een verschillende achtergrond en zorgbehoefte, dat maakte de organisatie heel uitdagend.'



Avondje uit
Naar de Klein Geluk Show kwamen 1150 bezoekers, die betrokken zijn bij de projecten die door Klein Geluk mogelijk zijn gemaakt. Een groep die nogal afwijkt van de gemiddelde bezoeker van evenementen. Suzan: 'Onder de bezoekers waren mensen met dementie, met het syndroom van down, tot het locked-in syndroom – dat zijn mensen die opgesloten zitten in hun eigen lichaam. Het zijn veelal mensen voor wie het heel heftig is om naar een dergelijk evenement te gaan. Wij hebben er samen met Flint alles aan gedaan om te zorgen voor extra faciliteiten, zodat alles voor iedereen toegankelijk was.'

Voor Tessa was het soms wel even slikken; 'Als locatie voel je je verantwoordelijk voor al je gasten en wil je voor iedereen de zorgen wegnemen. Met de inzet van veel extra personeel en EHBO-ers wisten we dat we dit aankonden. Als je vervolgens na afloop van het evenement een high-five krijgt van een gast, dan weet je dat het gelukt is!' Flint voldeed als locatie aan alle wensen van de organisatie. Suzan: 'Er waren meer dan honderd mensen in een rolstoel of ligbed. Vaak zijn locaties waar je zoveel mensen in rolstoel kwijt kunt een beetje logge, gesloten ruimtes. Dat wilden wij niet; het was belangrijk om echt het gevoel van een ‘avondje uit’ te behouden. Flint is een locatie met de ruimte en flexibele mogelijkheden om ook veel mensen met een rolstoel een plekje te geven, en waarin je echt het theatergevoel over kunt brengen.'

Theatergevoel
In de Rabobank Theaterzaal kregen deze bijzondere gasten een theaterbeleving zoals zij dat niet vaak hebben. Plaatsnemen in de rode pluche stoelen, de sfeervolle verlichting en het prachtige toneelbeeld vormen een indrukwekkende ervaring. De Rabobank Theaterzaal biedt ruimte voor maar liefst 26 rolstoelen. Voor de meeste evenementen is dat meer dan genoeg, maar voor deze organisatie niet. Daarom werd er ook gebruik gemaakt van de AFAS-zaal, die speciaal naar de wensen van de organisatie was ingericht. Suzan: 'Dat is een ruimte met een vast podium, maar heeft een gelijke vloer die je zelf kunt indelen. Dat is heel fijn voor groepen mensen die minder mobiel zijn, want die kunnen niet zo makkelijk langs een rij stoelen bewegen. We hebben in deze zaal kleurvakken gemaakt, waarin de mensen in rolstoel of ligbed konden plaatsnemen, en dan konden hun begeleiders in dat vak een stoel bijschuiven.'
 


'Flint is een locatie met de ruimte en flexibele mogelijkheden om ook veel mensen met een rolstoel een plekje te geven, en waarin je echt het theatergevoel over kunt brengen.'



Het programma speelde zich af in twee zalen tegelijkertijd, met vrijwel exact hetzelfde programma. Alle artiesten traden in beide zalen op en zelfs de presentatoren wisselden halverwege het programma van podium, zodat niemand iets hoefde te missen. Tessa: 'Een drumact die geruisloos moet af- en opbouwen tijdens de programma’s is weer zo’n leuke uitdaging. Gelukkig hebben wij ervaren theatertechnici in huis die dit mogelijk maken.'

Extra faciliteiten
Suzan organiseert met I Care Producties vaker evenementen voor mensen met een zorgbehoefte, maar dit evenement sloeg toch wel alles qua schaal en diversiteit. 'Al die mensen met een verschillende achtergrond en zorgbehoefte, dat maakte de organisatie heel uitdagend. Als je bijvoorbeeld een zaal hebt met allemaal mensen die blind zijn, dan houd je daar rekening mee en baseer je daar het programma op. Wij moesten naast slechtzienden ook rekening houden met bijvoorbeeld slechthorenden, met een geestelijke handicap en mensen in rolstoelen. We zijn samen met Flint de zoektocht aangegaan wat er allemaal nodig was om dit evenement te laten slagen. We hebben rondom dit evenement heel veel contact gehad, anders krijg je dit gewoon niet gerealiseerd. Zij snapten waarom dit alles nodig was, en daardoor is het evenement zo goed verlopen.
 


Tessa vult aan: 'Evenementen zoals die van de Klein Geluk Show zijn leuke evenementen om te organiseren. Je moet plotseling rekening houden met dingen waar we bij congressen of feesten niet over na hoeven te denken. Maar ik weet zeker dat de gasten nog steeds met plezier terugdenken aan deze dag, en daar gaat het om!'



De aanpak waarbij ieder uniek geval aandacht kreeg wierp zijn vruchten af. Uiteindelijk werd het evenement door de bezoekers gemiddeld beoordeeld met een 8. Suzan: 'Dat betekent dat niemand zich buitengesloten heeft gevoeld, het was voor iedereen een topdag. Daar zijn we heel trots op!'

>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. Xsaga

    Bij Xsaga hebben wij een grote passie voor mensen en merken.
  2. D&B eventmarketing

    Dé eventpartner van ondernemend Nederland
  3. Obsession Evenementen & Communicatie

    Bijzondere ontmoetingen, perfect geregeld!
  4. Advance Business Events

    “Wil je samen iets vieren, mensen bedanken, de doelgroep informeren of juist activeren? Ben je op zoek naar een...
  5. Stage Entertainment Theaterarrangementen

    Live entertainment is puur en staat voor passie, emotie en creativiteit. Deze...

EventBranche supporting partners