Wat leert een eventmanager van het good old kinderfeestje?

Wat kunnen eventmanagers leren van: Het kinderfeestje

Op EventBranche.nl en ook op onze website EvenementOrganiseren.nl, met praktische organisatietips, hebben we al zo veel geschreven over het voortraject, het voorkomen van no show, doelgroep en doelstelling denken, service en oprechte hospitality. Laat er nou een soort evenementen zijn, waar dit tot in de puntjes geregeld is, iedere keer weer: het kinderfeestje. De drie gouden lessen van het kinderfeest voor iedere eventplanner en eventmanager:

1. Binding in het voortraject, lage no show

Soms zitten er jaren en jaren van aandacht in, spelen bij elkaar, naast elkaar zitten of andere vormen van oprechte aandacht in. Binnen de klas (de potentiele doelgroep), de community, kiest de jarige zijn gelijken (interne doelgroep), zijn vrienden (contacten / relaties), of misschien wel zijn toekomstige vriendinnetje (prospects). Die tijd en aandacht mondt uiteindelijk uit in een persoonlijke uitnodiging. In een enveloppe. Handgeschreven. Met ook meteen de melding: mocht je nou niet kunnen laat dan je vader of moeder even bellen. En triggeren, vanaf moment één: 'We zeggen nog niet wat we gaan doen, maar neem je zwemspullen mee!' (kledingvoorschrift). En wat schetst de verbazing: het kinderfeest heeft een no show percentage dat beduidend lager ligt dan andere gratis toegankelijke evenementen.

2. Doelgroep en doelstelling denken

Het gemiddelde kinderfeest heeft een hele heldere doelgroep en doelstelling: doelgroep zijn vrienden, doelstelling is die vrienden een zo leuk mogelijk feestje bezorgen, waardoor degene die het feestje geeft high-fives, applaus, populariteit en liefde krijgt (branding) om uiteindelijk uitgenodigd te worden door minstens alle aanwezigen als zij zelf een verjaardagsfeest geven (ROI). 'Wat wil je doen op jouw verjaardag?', is de liefdevolle en bijna altijd aanwezige terecht vraag van vader of moeder (de eventmanager). En wat schetst de verbazing: het jarige kind (de opdrachtgever) heeft zo'n goed beeld van de doelgroep, waar hij/zij zelf onderdeel van uitmaakt, dat het programma, het concept en de planning volledig aansluit bij de gasten. Activiteiten, catering en de juiste mensen om te netwerken: topevenement, want het gebeurt zelden dat een gast de organisator later niet ook uitnodigt voor zijn of haar feest. En als het feest zo bijzonder en leuk is, zorgt social media en het gesprek op het schoolplein ervoor dat het relatiebestand en de groep fans van het kind (merk) groter worden.

3. Perfecte service en hospitality

Gedurende het evenement, meestal een dagdeel, ben je als gast thuis bij de organisator. Je wordt echt onderdeel van de familie. En alles staat klaar, eten, drinken, soms mag de gast zijn of haar taart of cake zelfversieren (do it yourself-trend), er zijn activiteiten of gewoon leuk samen zijn en steeds weer is vader of moeder erbij om te zorgen dat het je aan niets ontbreekt (eventmanager). En de catering? De doelgroep wilt pannenkoeken of patat, geef ze pannenkoeken en/of patat! Altijd prijs. 'Je wordt thuisgebracht', kan het nog mooier? Vervolgens is het ook nog eens het aanspreekpunt van de dag, papa of mama de eventmanager, die je tot aan de voordeur brengt. Met een snoepzak (goodiebag).

Lees ook over dit onderwerp Kinderen en Eventmarketing:

#EventTrends2018: eventmarketing met kinderen als doelgroep