Hoe zorg je voor interactiviteit in de zaal?

13-04-2018 - Een boodschap blijft beter hangen als er interactie is tussen spreker en publiek. Inleven, aansluiten en alert zijn helpen daarbij. Laat je inspireren met deze concrete tips.

Je kent het waarschijnlijk wel, een symposium, studiedag of andere zakelijke meeting waarbij je alleen maar luistert en weinig tot niets doet. De pauzes zijn een welkome afwisseling waarin je met collega’s, vakgenoten of andere gasten praat. Aan het einde van de bijeenkomst rijd je moe en allesbehalve voldaan naar huis.

Je neemt je voor om het heel anders te doen wanneer je zelf een evenement organiseert. Je gaat voor een dynamische bijeenkomst met interactie tussen sprekers en publiek. Maar hoe doe je dat?

Ken je publiek

Aansluiting bij de belevingswereld van je publiek is een eerste vereiste. Als spreker of dagvoorzitter gaat het niet om wat jij graag wilt vertellen, maar om het bereiken van je publiek. Wie zijn je gasten? Wat weten ze over het onderwerp, wat voor vragen hebben ze, wat verwachten ze eigenlijk van deze meeting? Hiermee begint de voorbereiding. Als je er van te voren niet achter kunt komen, begin je presentatie dan met het stellen van deze vragen. Brand niet gelijk los, maar sta stil bij je publiek en bij wat er leeft. Als je daarop kunt inspelen, heb je de eerste interactie al te pakken.

Wat wil je bereiken?

Naast het kennen van je publiek is het bepalen van het doel van de bijeenkomst natuurlijk een heel belangrijk punt. Wil je mensen:

  • Bewust maken
  • Overtuigen
  • Inspireren
  • Iets leren
  • Activeren?

Voor al deze doelen geldt dat betrokkenheid nodig is om ze bereiken. Aandacht, verbinding én energie om mensen mee te laten doen. En hoe doe je dat op een manier die bij het publiek en ook bij jou als spreker of voorzitter past?

Kies je afstand

Wij vragen onze gastsprekers altijd waar ze zich willen bevinden ten opzichte van hun publiek. Je kunt je positie namelijk slim kiezen. Wil iemand een bepaalde afstand tot het publiek creëren, dan zetten we een desk of tafel neer, of een statafel als de spreker geïnterviewd wil worden. Je ziet ook dat sprekers ervoor kiezen om juist tussen of heel dichtbij het publiek te gaan staan, zoals cabaretiers dat vaak doen. Als je dit levelen goed doet, ontstaat oprechte aandacht vanuit je publiek.

Gebruik passende voorbeelden

Ook het vertellen van anekdotes en voorbeelden draagt bij aan attentie. Een voorwaarde: ze moeten passen in de belevingswereld van je publiek. Als je na een recente race van Max Verstappen wijst op zijn onbevangenheid en spectaculaire groei, dan werkt dat bij een teamdag goed. Bij een bijeenkomst over een naderende reorganisatie waarschijnlijk een stuk minder. Een andere voorwaarde: vertel vanuit jezelf, een rol spelen door bijvoorbeeld grappig te zijn werkt niet.

Benoem wat je ziet

Soms voorkom je niet dat de aandacht van je publiek verslapt. Zie je mensen afhaken, benoem dan wat je ziet. Alleen dan ontstaat weer connectie. ‘’Dit wordt een dag hard werken, vooral voor mij zo te zien.’’ Ook om meer dynamiek in de zaal te krijgen helpt het om vragen te stellen en mensen persoonlijk aan te spreken. ‘’Ik zie dat u al een aantal keren zit te knikken. Wat vindt u eigenlijk van deze ontwikkelingen?’’

Kies voor een geschikte setting

Niet alleen de inhoud van je meeting is belangrijk, maar ook de juiste setting. In ons Safari Meeting Centre hebben we daarom verschillende locaties, variërend van een grote congreszaal tot lodges voor bv. een vergadering of break-outsessies, en een ruime foyer. De sfeer van een locatie is belangrijk voor de beleving. Ook praktische mogelijkheden om makkelijk tussen verschillende ruimtes te kunnen bewegen dragen bij aan een energieke bijeenkomst.

Je boodschap in een aansprekende vorm

Bij elke zakelijke bijeenkomst, vergadering of symposium wil je een boodschap meegeven. Iets waar mensen na afloop nog eens over nadenken. Kies voor een vorm die je publiek aanspreekt. Dat kan bijvoorbeeld een aansprekend verhaal zijn. Denk ook aan deze vormen:

  • Een video die jouw boodschap illustreert
  • Een sketch over jouw onderwerp door een acteur
  • Live animatietekeningen laten maken en tonen op scherm
  • Een debat houden, met een panel, aan de hand van stellingen of open vragen
  • Meningen over onderwerpen peilen via een digitaal stemsysteem

Deze laatste optie is de laatste jaren erg populair geworden. Het is een actief middel om mensen inbreng te geven, op een manier die voor iedereen veilig voelt. Via een app als bijvoorbeeld Mentimeter kunnen deelnemers via hun telefoon snel en makkelijk hun antwoorden geven op vragen die jij inbrengt. Ook de resultaten zijn gelijk op een scherm te tonen en dat kan weer aanleiding zijn om bepaalde zaken uit te diepen of er met je publiek over door te praten. Zo is interactiviteit verzekerd.

Wat ga jij toepassen voor jouw volgende evenement?

Kijk wat er past bij het evenement dat je organiseert en kies wat er past. Weet je al wat je gaat toepassen voor jouw volgende element? Om het je makkelijk te maken nog even alles op een rijtje:

  • Ken je publiek en speel daarop in
  • Bepaal het doel en zorg voor betrokkenheid
  • Kies je afstand
  • Gebruik passende voorbeelden
  • Benoem wat je ziet voor meer interactiviteit
  • Kies de meest passende setting
  • Breng je boodschap over in een passende vorm

Betrek je sprekers hier uiteraard ook tijdig in en maak samen een succes van je evenement.

Door: Josine Wouters, hoofd Sales & Events van Safari Meeting Centre

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners