Hoe+een+eventprof+grootse+AV+in+kan+zetten+met+een+klein+budget%3F
Nieuws

Hoe een eventprof grootse AV in kan zetten met een klein budget?

EVENEMENTENTECHNIEK - Audiovisuele hulpmiddelen hebben op uw evenement een enorme impact op de manier waarop uw sprekers uw inhoud, uw boodschap overbrengen op uw publiek. Maar soms zorgen krappe budgetten ervoor dat eventprofs juist op AV moeten bezuinigen. Hier zijn een paar manieren waarop u zelfs met een klein budget, zonder te bezuinigen, tot grootse AV kunt komen.

AV-budgetten zijn verleidelijk om in te snijden als het budget daar om vraagt. Want wie zal het opmerken als je besluit het extreem grote scherm weg te laten? Het is geen essentieel onderdeel van het evenement, zoals eten, toch? Nou, concludeer dat maar niet zo snel. Want het wordt snel wel één van de meest essentiele onderdelen. Denk alleen maar aan alle manieren waarop je technologie gebruikt in je dagelijks leven. Mensen zijn gewend aan dingen als spraakgestuurd zoeken en interactieve video. Ze kijken zelfs tv en communiceren met mensen tijdens het evenement of congres met hun smartphones. Wanneer u hen alleen een presentator op het podium met een PowerPoint geeft, mist u een mogelijkheid om indruk te maken. Dus geef ze op zijn minst wat ze gewend zijn. Je wilt niet dat ze in je publiek zitten na te denken over hoe herhalingen in hun thuisbioscoopsetting boeiender zijn dan wat hen op het evenement wordt voorgeschoteld. Maar AV kan kostbaar zijn. Tech is dat vaak, maar er zijn een aantal creatieve manieren om ervoor te zorgen dat AV en tech goed binnen je budget past.

AV inzetten met een minimaal budget

In het ideale geval zou je rondkijken voor de beste prijs op AV, maar veel locaties hebben strikte regels en gebruiken ofwel hun eigen groep of iemand die al op hun goedgekeurde lijst staat. Als dat het geval is voor jouw evenement, zal het moeilijker zijn om echt goedkope prijzen te bedingen. Maar dat betekent niet dat je het niet kunt betalen. In plaats daarvan kun je een beetje creatief worden over de financiering. Hier zijn een paar ideeën over hoe je de AV-opstelling van je dromen kunt betalen, zelfs als je gedwongen bent om de interne audiovisuele leverancier te gebruiken en rond te shoppen voor de beste prijs, is dit geen optie.


1. Gebruik een sponsor
Maak van uw AV-kosten een kans voor sponsoren. Plaats hun naam op dia's of voeg een korte "reclame" die bijvoorbeeld gedraaid wordt bij het binnenkomen en gaan zitten in de zaal. Zij krijgen exposure, jij krijgt de AV die je wenst.
 

2. Koop het een keer
Als u het budget ervoor heeft en uw klantengroep niet miassaal tot de early adopters behoren, kunt u besluiten dat een investering in AV de moeite waard is. Koop de apparatuur die u vaak nodig heeft en gebruik deze voor al uw evenementen. Het enige nadeel: techniek en dus ook AV ontwikkelt zich snel en verandert dus ook snel. Updates van uw gekochte producten, nieuwe mogelijkheden, nieuwe software, nieuwe producten u of iemand uit uw team moet zorgen dat u op de hoogte bent.
 

3. Onderhandel de prijs voor AV wanneer u onderhandelt over de locatie
Als uw AV wordt 'geleverd' door een partner van de locatie, moet u dat deel van de onderhandelingsvoorwaarden opnemen bij het onderhandelen over de prijs en voorwaarden van de locatie. Nadat het contract is ondertekend, verlies je een deel van je onderhandelingspositie omdat ze weten dat je de locatie al vast hebt gelegd en je dus gebruikt zult moeten gaan maken van de preferred partner in AV. Als je in de toekomst meer evenementen in de agenda hebt staan in dezelfde locatie, laat hen dat dan ook weten. Ook richting de AV-leverancier heeft u dan waarschijnlijk nog betere onderhandelingsmogelijkheden.

4. Ga voor een app
In sommige gevallen kan een app veel minder duur zijn dan het neerzetten en huren van een megascherm. Er zijn apps op de markt die van iedere smartphone een persoonlijk mini-theater maken. Met deze apps kunnen kijkers inzoomen op gedeelten van dia's die hen interesseren en notities maken. De app betekent ook dat elke stoel, in elke opstelling, goed is, zelfs als er een NBA-basketballer voor je zit...

5. Weet waar je over praat
Tenzij je goed ingevoerd bent in de AV-wereld, weet je misschien niet wanneer ze je goede waar bieden voor deze prijs of dat ze je te veel laten betalen voor verouderd materiaal.

>> Doe zelf prijs-kwaliteit-onderzoek en bekijk alle info en reviews op projectorcentral.com 

Terwijl u onderzoek doet, kijk dan ook naar andere randapparatuur, zoals microfoons, omroepsystemen, verlichting en rigging. Dit zal u helpen te begrijpen wat nodig is en wat niet. Soms zijn pakketdeals heel aantrekkelijk, terwijl andere keren de prijs van alleen betalen voor wat je gaat gebruiken, logischer is. Tot slot, wees niet bang om uw AV-leverancier te vragen hoe u geld kunt besparen op de voorgestelde producten. Vraag hen ook om advies over hoe met een betrekkelijk klein budget een groot effect gecreeerd kan worden. Verlichting is slechts één van de voorbeelden waarmee een ruimte met niet al te veel budget volledig getransformeerd kan worden en waarmee een grote impact gemaakt kan worden.

6. Verhoog de kaartprijs
Verkoop meer kaarten voor uw evenement om uw AV te betalen, of verhoog de ticketprijs. Hotels doen dit soort dingen al langere tijd. De meeste hotels hebben de laatste jaren internet gratis gemaakt, maar brengen nu een exorbitante resorttoeslag in rekening om het te dekken. U hoeft geen extra kosten in rekening te brengen speciaal voor de AV, voeg gewoon een paar euro toe aan de ticketprijs.

>> Lees ook: Met dit trucje verkoopt u 45 procent meer tickets voor uw evenement

7. Laat de AV Group adverteren
In sommige gevallen, als uw deelnemers een zeer waardevolle markt voor de AV-groep zijn, kan het voor het AV-bedrijf interessant zijn om zelf te adverteren op het evenement waar u met ze samenwerkt, om zo wat kosten te drukken/barteren. Als je dit pad al wilt gaan bewandelen, zorg dan altijd voor zeer strakke afspraken van wat wel of niet acceptabel is met het oog op je doelgroep. Je wilt niet dat deelnemers het gevoel hebben dat ze op jouw evenement middenin een infomercial zitten. Zorg ervoor dat uw onderhandelingen gunstig zijn voor beide partijen en vooral voor de dienstverlening aan uw deelnemers. Je wilt niet dat ze het gevoel hebben dat hun privacy is geschonden en dat hun naam is verkocht aan de hoogste bieder... Als u niet wilt dat het AV-bedrijf adverteert op uw evenement en bijvoorbeeld uw website veel bezoekers heeft, kunt u aanbieden om een ​​banner op uw evenementwebsite te plaatsen in ruil voor scherp geprijsde services. Wie weet? Als ze grote leads van uw website ontvangen, kunnen ze buiten dit evenement een reguliere adverteerder of sponsor worden.

8. Verkoop virtuele tickets
U kunt virtuele tickets voor uw evenement verkopen voor een lagere ticketprijs dan de tickets om live aanwezig te zijn. Met de extra inkomsten kunt u geld reserveren om te betalen voor uw AV-pakket. Zorg ervoor dat u ook hier  gebruik maakt van de expertise en ervaring van uw AV- en technische mensen, zodat zij u kunnen adviseren over wat u nodig hebt om een ​​goede virtuele ervaring te creëren.

9. Gebruik inkomsten van VIP-tickets voor AV
Is er een bekende keynote op jouw evenement die bereid is om een stapje extra te zetten? Verkoop dan VIP-tickets waarbij de gast op de foto kan met de top-keynote, of een meet & greet. Die extra inkomsten kunnen dan weer besteed worden aan de AV.

10. Verkoop merknaam swag (merchandise) 
Als uw evenement al is doorgegroeid tot een populair merk en trouwe event volgelingen heeft, kan het verkopen van de merknaam swag op uw registratiesite u in staat stellen om een deel van uw AV-uitgaven te betalen. U kunt kleding, bagagelabels, bumperstickers, bekers en nog veel meer merchandise verkopen. Mogelijk kunt u ook de boeken van uw sprekers tegen een kleine vergoeding of commissie verkopen. Het is mogelijk dat hiermeer niet al uw AV-uitgaven worden gedekt, maar het kan u helpen sommige kosten te dekken.

Conclusie
AV is essentieel voor uw evenement, maar sommige budgetten zijn simpelweg te ver geslonken om iets substantieels te bieden. Als dat het geval is voor uw evenement, zijn er enkele creatieve manieren waarop u de AV-kosten kunt subsidiëren of dekken. AV en technologie zijn geen gebieden waarop u wilt beknibbelen. Het dagelijks gebruik en de blootstelling van de deelnemers aan deze tools en techniek maken deze componenten binnen uw evenementenconcept noodzakelijk voor de experience. Weinig budget? Niet wanhopen, probeer een aantal van deze ideeën om de kosten te dekken.

 

 

How to Get Big AV on a Teeny, Tiny Budget first appeared on EventMB

 


Additional Resources for Event AV and Tech on a Budget

 

 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk

© 2023 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.