Eventmanager aan het woord: 'Letten op budget, maar meer nog op het doel'

>> Nog geen abonnee? Word het vandaag nog!

Hoe werkt het bij de overheid, vragen we aan Chantal van Riel. Haar kennen we uit haar lange ATP periode, als projectmanager voor zowel de congresafdeling als incentives. 'Na gezinsuitbreiding ben ik gaan werken bij UWV Concerncommuncatie als evenementenorganisator op de afdeling en daar werk ik ondertussen bijna 7 jaar.

Chantal: 'De eerste paar jaar organiseerde ik samen met 2 collega’s alle soorten evenementen voor divers publiek: management, verzekeringsartsen, communicatieprofessionals, arbeidsdeskundigen, pers, werkgevers, Raad van Bestuur. Zo`n 80-150 per jaar, van groot tot klein door heel Nederland.

De laatste twee jaar organiseer ik uitsluitend Corporate Events. Non-corporate opdrachtgevers binnen de organisatie kunnen nog wel altijd bij ons terecht voor advies. Ik help ze op weg, zorg voor inspiratie en leidraad voor het organiseren van een UWV evenement. Dit laatste is belangrijk want we hebben te maken met publiekgeld en dus een bepaalde (huis)stijl!

Uiteindelijk laat ik de organisatie bij het projectteam. Zo blijf het wel hun eigen “feestje” en niet dat van het hoofdkantoor'.

Chantal: 'Even ter info: Je moet weten dat wij weinig gebruik maken van bureaus. Wij zijn het zogenaamde evenementenbureau binnen de organisatie. En onze opdrachtgever is de Raad van Bestuur of een directeur van een bedrijfsonderdeel.

Ik was net koud begonnen bij UWV toen de crisis uitbrak. Juist in tijden dat het slecht met de economie gaat, wordt er bij UWV extra hard gewerkt. Bijeenkomsten werden niet minder, maar juist meer en ook de budgetten zijn niet afgenomen. Natuurlijk letten we goed op onze uitgaven, maar meer nog op het doel van de bijeenkomsten'.

 

'Delen bij het koffiezetapparaat'

Chantal: 'Live communications – bij UWV zijn we trouwens niet zo van de Engelse kreten- , ineens was het er, die term bedoel ik. Alsof het iets nieuws was. Dat is natuurlijk niet zo, maar met de tijd verandert ook de manier waarop je communiceert. Als je een belevenis wilt creëren moet je alle zintuigen aanspreken. Een bijeenkomst over duurzaamheid, dan serveren we de snack 2.0! Geroosterde sprinkhanen en meelwormen wraps! Maar niet zonder het verhaal erachter…. neem van mij aan dat dit werd gedeeld, via Facebook, Twitter én bij het koffiezetapparaat'.

'Vooral binnen een grote organisatie als de onze is het ontzettend belangrijk om elkaar te ontmoeten. De RvB is zich daar ook enorm van bewust. Niet voor niets organiseren we al een paar jaar “ In gesprek met de Raad”, waarbij leden van de RvB door heel het land reizen om in dialoog te gaan met de medewerkers. Ik adviseer altijd om de pauzes tijdens een bijeenkomst lekker lang te maken… en als het kan zet ik een voetbaltafelspel of sjoelbak neer. Voor je het weet staat een manager fanatiek met een trainee te spelen. Zo ontstaat er pas beweging en verbinding en de kosten zijn minimaal!

Ruimte voor interactie tijdens een event is dan ook onmisbaar. Dat lukt niet met een programma dat is volgepropt met ellenlange powerpointpresentaties van sprekers die zich verschuilen achter een katheder. Dat heeft me onder andere geïnspireerd en aangezet om naast eventmanager ook presentatiecoach te worden. Een verhaal vertellen is een van de meest krachtige manieren om een boodschap te communiceren. Daarom geef ik veel aandacht en coaching aan de presentaties van onze interne sprekers. Die begeleiding van sprekers vooraf aan het event maakt echt het verschil! Met Puur Presenteren help ik sprekers om meer impact te kunnen creëren tijdens een event'.

Hybride evenementen kunnen kosten besparen, groepen in één keer bereiken en tevens de kracht van live communicatie behouden. Eens? Oneens?

Chantal: 'Eens. Zo`n anderhalf jaar geleden mocht ik als presentatiecoach feedback geven aan de eerste lichting UWV webinartrainers. In plaats van fysieke trainingen voor werkzoekenden biedt UWV nu webinars zoals “Netwerken met Twitter” aan.

Ook hebben we al eens geëxperimenteerd met live streaming van een congres, maar er was weinig animo. Misschien waren we iets te vooruitstrevend. Ik sluit niet uit dat we het in de toekomst nog eens gaan proberen. Persoonlijk vind ik hybride evenementen een uitkomst. Ik ben fan van TED en TEDx. Tickets zijn niet makkelijk te bemachtigen. Ik heb wel op mijn vrije dag TEDxAmsterdam live online kunnen volgen en kunnen reageren via Twitter op de verhalen van diverse sprekers. Maar om heel eerlijk te zijn dacht ik de hele tijd… wish I was there!'