De perfecte customer journey op uw evenement? De 5 succesfactoren volgens RAI Amsterdam
EVENEMENTENLOCATIE BEURSGEBOUW - Het concept staat, uw hele evenement ligt op de tekentafel, maar hoe zorgt een organisator er dan voor dat het evenement ook precies doet wat er op de tekentafel staat. Hoe bezorg je de bezoekers een optimale ervaring? Hoe komt uw evenement tot de grootst mogelijke impact en succes? RAI Amsterdam onderzocht de ideale customer journey rondom een evenement.
De ‘customer journey’ is letterlijk de reis die een bezoeker aflegt voor, tijdens en na het evenement. Is die reis optimaal, dan kan de impact van een evenement vergroot worden. Market Research Manager Sanne Jolles: 'Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen om zijn of haar dag in te delen.’ Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden om de effectiviteit van het evenement te vergroten.
Uit het onderzoek rolden 5 succesfactoren waar u veel aandacht aan moet schenken om tot het optimale resultaat, effect en impact te komen met uw evenement:
- Spread the word: bereik potentiele bezoekers
- goede online vindbaarheid
- biedt potentiele bezoekers genoeg informatie
- maak het makkelijk dat de content van het event/sessie eenvoudig toegankelijk is
- Easy Access: optimaliseer de fysieke reis van uw bezoekers
- zorg dat de belangrijkste programma onderdelen makkelijk te vinden zijn
- zorg voor een videocompilatie en/of infographic
- wees duidelijk in de bewegwijzering/routing
- Route to Success: Zorg voor optimale vindbaarheid van relevante exposanten en sessies
- zorg dat een bezoeker weet wie er komt en dat ze makkelijk kunnen connecten
- faciliteer de spontane manier van netwerken
- hoe persoonlijker de plattegrond, hoe beter
- Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen
- zorg voor interactieve digitale informatie
- richt een deel van uw evenement in waar het louter om kennisoverdracht gaat
- maak het makkelijk om de best passende cases per individu te kiezen
- Feel at home: faciliteer spontane ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren
- zorg voor fysieke plekken waar spontane ontmoetingen kunnen ontstaan
- zorg voor werkplekken, oplaadplekken, napping, etc
- zorg voor persoonlijke ruimte, ook op het gebied van bijvoorbeeld catering
Gouden TIP: de lijnen altijd open...
In het rapport van RAI Amsterdam volgt een gouden tip:
De customer journey heeft eigenlijk geen beginpunt. Zowel in voor- en natraject als tijdens het evenement kan een (potentiele) bezoeker/customer voor het eerst 'horen' van het evenement. In die gedachte is het essentieel om alle informatie over het evenement altijd beschikbaar te hebben. Juist door de informatielijnen het hele jaar door open te houden, is de weg naar het evenement makkelijker te vinden.
RAI Insights: hoe vergroot u de impact van uw vakevenement? biedt kennis en inspiratie voor iedereen die zich bezighoudt met het organiseren van evenementen. U kunt het hier downloaden.
