Achter de schermen: 1on1 meetings & kennistafels op The Next Event.

03-05-2018 - Tijdens The Next Event in de Van Nelle Fabriek, zijn er binnen 2 uur 548 connecties gemaakt. In dit artikel zet EventBranche i.s.m. NetworkTables het succes en de verbeterpunten achter de nieuwe concepten zoals de kennistafels & de afspraak module uiteen.

Waarom deze twee netwerkconcepten?
The Next Event is op deze manier ingestoken om het bezoek van de opdrachtgever zo effectief mogelijk te maken en de bezoeker gericht in contact te laten komen met kennis en aanbod op maat. Dit hebben wij o.a. gedaan door:

- Exposanten kennistafels te laten hosten, met kans op 8 leads aan tafel (met onderwerpen gerelateerd aan hun product/service, zoals:  2018: het einde van Event-Apps?Een optimaal registratietraject: de 5 belangrijkste tips op het gebied van etc.)
- Exposanten te voorzien van een afsprakenmodule om zo kwalitatieve meetings te creëren, de afspraken zijn voorafgaand te kwalificeren.

De bezoeker maakt een strategische keuze aan welke sessies hij/zij graag wil deelnemen pre -event en weet van te voren dat deze naar huis gaat met relevante informatie en contacten. Het resultaat: 83% van de bezoekers heeft gebruik gemaakt van NetworkTables. Binnen één uur vonden er 138 meetings plaats en 32 kennistafels. Inmiddels zijn er 80 follow-ups gepland en still counting….

Quote
'De online ervaring vond ik waarde toevoegen. Ik ben veel gerichter op mensen afgestapt en daarmee was het bezoek aan de beurs veel doelmatiger.'- Martine NPO, bezoeker

Hoe maakte TNE gebruik van NetworkTables om dit doel te bereiken?
1. Via een automatisch email formulier werd sessie info verzameld bij de exposanten/ tafelhosts >  De sessie wordt hiermee automatisch gecreëerd in de tool.
2. Email briefing naar hosts voor afspraken en kennistafels. 
3. Vervolgens ontvangt de bezoeker na aanmelding voor het evenement een email om afspraken aan te vragen met een exposant of een kennistafel te kiezen.
4. Exposanten ontvangen automatisch een bericht om de aanvragen te accepteren/weigeren, gebaseerd op motivatie.
5. Final Schedule, algoritme deelt afspraaktijden in voor zo efficiënt mogelijke agenda.
6. Print Exports voor on-site, persoonlijk programma’s, beschikbare plekken etc.
7. Dag na event AfterConnect mail om digitale business kaartje uit te wisselen.

Quote
'Voorafgaand aan het evenement, kijkend naar de inschrijvingen bij de sessies & afspraken, voelden we al dat we op de juiste weg zaten. NetworkTables heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat het bezoek voor de opdrachtgever gericht en kwalitatief is geweest en daarmee zijn we de goede weg ingeslagen om op door te kunnen bouwen in de toekomst.'

Wat zouden wij anders doen?
- Een volgende editie compacter en duidelijker communiceren naar exposanten over de mogelijkheden van het systeem.
- On site een nog betere routing creëren zodat de bezoeker nog makkelijker een kennistafel of exposant kan vinden.

We hopen dat dit inzicht & inspiratie geeft voor uw evenementen.

P.s. vergeet niet de NetworkTables voucher te verzilveren, geldig t/m 30 juni 2018: networktables.com/thenextevent

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners