Na de vakantie: vergaderen! Maar wie notuleert?

17-08-2016 - EVENEMENT ORGANISEREN - De vakanties doven uit. De organisatie start weer op. Iedereen komt terug van vakantie. Vaak hét moment om als team weer samen te komen, de planning door te nemen en de werkzaamheden weer fris op elkaar af te stemmen. Maar wat maakt dit soort overleggen effectief? De notulen natuurlijk! En wie wordt weer eens aangewezen als de notulist? Jij.

Daarom acht essentiële tips voor het goed notuleren tijdens meetings, vergaderingen en belangrijke bijeenkomsten:

1. Heel verrassend voor menig eventorganisatie: laat iemand notuleren die niet deel hoeft te nemen aan de meeting. Die geen inbreng of actief deel neemt aan het overleg of de vergadering. Dit voorkomt ruis en het niet objectief verslaan van het overleg.

2. Laat degene die de notulen maakt op de juiste plek zitten waar iedereen verstaanbaar is en laat de notulist vragen stellen als iets niet helemaal duidelijk is. Het verslaan van een overleg binnen een eventorganisatie gaat vaak over details. Het is dus erg belangrijk om ook details te notuleren.

3. Online of op papier? Het maakt niet uit. Gebruik de manier die de notulist het fijnst vindt om te gebruiken. Wel is het zo dat bij het later verspreiden van de notulen richting alle deelnemers het eenvoudiger is om de notulen digitaal op te slaan.

4. Voordat de notulist begint: bestudeer de agenda (punten) en de notulen van de vorige bijeenkomst. Dit zorgt voor de optimale voorbereiding voor het goed en effectief notuleren.

5. Gebruik telegramstijl, werk met steekwoorden maar niet te summier. Dit voorkomt dat de notulist het notuleren niet meer bij kan houden en zodoende achterloopt in de verslaglegging.

6. Effectieve vergaderingen worden gemarkeerd door het nemen van besluiten. Onderstreep of markeer deze besluiten. Ze zijn het meest belangrijke van een iedere bijeenkomst.

7. Wacht niet te lang met het uitwerken van het uiteindelijke verslag. Hoe eerder des te beter de verslaglegging.

8. Heeft het overleg een half uur geduurd? Houd er rekening mee dat dan de verslaglegging ook een half uur duurt want het verslaan kost net zo veel tijd!

Succes en maak er een goed tweede eventseizoen van!

1 Reacties

Er zitten spellingsfouten in dit artikel (vind ipv vindt, hoef ipv hoeft); maakt een onprofessionele indruk.
Helga de Vries @ 18-08-2016 10:47 uur

Lid worden? Waarom?

•  Toegang tot alle evenementen van EventBranche
•  4 keer per jaar het EventBranche Magazine
•  4 keer per jaar een kennisdossier
•  Plaats jouw eigen nieuws
•  Korting op het plaatsen van vacatures
•  Bedrijfsvermelding op www.evenementorganiseren.nl.
En nog veel meer

EventBranche supporting partners