Effectief evenementenvervoer: de tips en trends voor eventmanagers

09-12-2016 - EVENEMENTENVERVOER - Nederland is een lastig land als het gaat om de verkeersdrukte; wat zijn de 3 gouden tips voor eventorganisatoren om alles soepel te laten verlopen en hoe spelen aanbieders van evenementenvervoer hier op in? Wat is een absolute trend als het gaat om evenementenvervoer?

Sander de Meester, D&B The Facility Group:
'Wanneer bedrijven op zoek gaan naar een locatie voor hun evenement, dan staat bereikbaarheid en parkeren zonder uitzondering in de top 3 van criteria waarop men uiteindelijk een locatie selecteert. Slechte bereikbaarheid of beperkte parkeermogelijkheden zijn één van de hoofdredenen om uit te wijken naar alternatieve plekken. Kiest men uiteindelijk toch voor een locatie met beperkte parkeerfaciliteiten, gewoon omdat de plek uniek is, dan merkt de organisatie dat uiteindelijk alsnog in een opkomst. Tip: We zien daarom dat steeds meer evenementenlocaties haar gasten de mogelijkheden van valet parking, een shuttle service of parkeerbegeleiding bieden. Dergelijke oplossingen zorgen voor een betere concurrentiepositie en wordt gezien als een extra service, die een positieve effect heeft op de beleving van het evenement.'

'Trend: De behoefte aan meer kwalitatieve openbare ruimte en meer groen, de invoer van milieuzones, autoluwe of autoloze binnensteden en buurten, minder parkeermogelijkheden in de stad en hogere parkeertarieven geven de komende jaren meer ruimte aan innovatieve mobiliteitsconcepten. Tegelijkertijd leven we in een maatschappij waarin levens drukker lijken te worden en iedereen altijd  onderweg is. Tijd is schaars en de behoefte aan convenience wordt steeds groter. Deze ontwikkelingen zullen de vraag naar Valet Parking-services doen toenemen. Doordat de activiteit meer in de stad gaat plaatsvinden, zullen ook meer mensen de stadscentra bezoeken. Een deel van de automobilisten zal geen extra tijd willen besteden aan het zoeken van een parkeerplaats, dan wel aan het reizen naar het stadscentrum vanaf een (goedkopere of beschikbare) parkeerlocatie gelegen aan de rand van de stad. Restaurants, kantoren, winkelgebieden, culturele instellingen, evenementenlocaties en hotels zullen steeds vaker gebruik gaan maken van Valet Parking-services die de bezoeker of gast in staat stellen om tot de deur te rijden, waarna de auto door een Valet parker wordt geparkeerd op een beschikbare (en betaalbare) parkeerlocatie, bijvoorbeeld aan de rand van de stad.'

Event Travel (Safety Group), Thomas van den Brink:
Tip 1: 'zorg voor professionele en goed voorbereide verkeersmaatregelen, zodat bezoekers zo soepel mogelijk het evenement kunnen bereiken. Denk hierbij aan goed opgeleide verkeersregelaars en een duidelijke bewegwijzering.'

Tip 2: 'stuur zoveel mogelijk aan op georganiseerd vervoer, zoals busvervoer, taxi’s en pendelbussen. In één bus kun je 50 tot 90 mensen kwijt, wat al snel neer komt op 12 tot 22 auto’s minder die de weg moeten vinden, parkeren en vaak tegelijkertijd het evenement weer verlaten. Hoe meer bussen, hoe minder auto’s en hoe soepeler de in- en uitstroom. Stuur daarnaast ook aan op gecontroleerde verkeersstromen, zoals kiss & ride- en pendelhaltes nabij de entree van je evenement.'

Tip 3: 'laat de randzaken van een evenement zoveel mogelijk door één partij regelen. Van een integraal verkeer- en vervoersplan waarin het busvervoer is meegenomen tot aan veiligheidsmaatregelen. Wanneer één partij dit regelt is alles perfect op elkaar afgestemd en hoeft een evenementenorganisator zich alleen nog maar te focussen op zijn kerntaken. Event Travel valt onder de paraplu van de Safety Group, die met ondernemingen als Traffic Support (verkeer- en vervoer) en Crowd Support (evenementenbeveiliging) een evenementenorganisator compleet kan ‘ontzorgen’.'

Trend: 'Een absolute trend die wij zien is dan ook deze vraag naar totaaloplossingen. Niet alleen bij de grotere feesten en festivals waar Event Travel voornamelijk vervoer verzorgd, maar ook organisatoren van bijvoorbeeld congressen, voetbalwedstrijden of personeelsuitjes hebben steeds vaker behoefte aan een partij die naast het vervoer ook zaken regelt als een online aanmeldsysteem, catering tijdens de reis en het verstrekken van polsbandjes of entreekaarten. Ons broertje VervoersProjecten Nederland (VPN) speelt in op deze trend en neemt alles rondom het vervoer naar een evenement uit handen. Samen maken wij het evenementenorganisatoren zo makkelijk mogelijk!'

Hans Boesberg, Havi-Travel:
'De vraag is voor de hand liggend, helaas de oplossing niet. Het verkeer kunnen we helaas niet aanpassen aan de situatie dus zullen we de situatie aan moeten passen aan de verkeersdrukte. Dit zijn onze belangrijkste tips tijdens het adviseren en begeleiden van onze realties:

1. Plan het event zo dat er buiten de spitstijden gereisd kan worden. Daarbij valt ook te denken aan het weekeinde.
2. Kies voor de busreis opstaplocaties buiten het centrum van de stad. Bepaal een beperkt aantal opstapplaatsen, direct aan de uitvalswegen naar de snelweg. Het bereiken van deze opstapplaatsen kan georganiseerd worden met voor- en natransport door taxibusjes in te zetten en gebruik maken van de leaseauto met een Bob.
3. Belangrijk is het maken van een goed verkeersplan en het geven van adviezen in de voorbereiding. Hier ligt een belangrijke taak voor de vervoerder, waarin hij proactief moet zijn. De vervoerder beoordeelt de routes en bekijkt mogelijke alternatieven. Hij informeert naar de verwachtingen met betrekking tot weersomstandigheden en welke invloed dat heeft op de te rijden route. Hij moet rekening houden met de dagelijkse bekende files en knooppunten. Hieruit blijkt dat de vervoerder al in een vroeg stadium betrokken moet zijn bij de voorbereidingen van het event.
4. Tijdens het vervoer voor het event moet de vervoerder een begeleidingsteam beschikbaar hebben. Afhankelijk van de omvang van het event bestaat het team uit één of meer personen. De bussen van HAVI zijn uitgerust met het Track&Trace systeem en de chauffeurs beschikken over mobiele telefoons. Chauffeur en het begeleidingsteam kunnen de in de voorbereiding beoordeelde alternatieve route kiezen om zo verkeerscongestie te omzeilen.
5. Tot slot: plan het vervoer ruim. Het risico om te vroeg aan te komen op het event is makkelijker voor te bereiden dan te laat komen en het programma aan te passen.'

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer

Lid worden? Waarom?

•  Toegang tot alle evenementen van EventBranche
•  4 keer per jaar het EventBranche Magazine
•  4 keer per jaar een kennisdossier
•  Plaats jouw eigen nieuws
•  Korting op het plaatsen van vacatures
•  Bedrijfsvermelding op www.evenementorganiseren.nl.
En nog veel meer

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners